Hvordan bruke Microsoft Word til å sende e-post

Du kan bruke Microsoft Word til å sende personlige e-post til en masse liste over mottakere. Via funksjonen for utskriftsfletting i Word, kan du sende en masse e-post personlig adressert til hver person. Med utskriftsfletting, er hver person den eneste mottakeren av den aktuelle e-posten. Det kan spare mye tid hvis du regelmessig sende personlige masse e-poster til folk i adresselisten. For å dra nytte av utskriftsfletting for e-post, må du ha MAPI-aktivert (Messaging Application Program Interface) e-postklient, for eksempel Microsoft Outlook, som kan kobles til Microsoft Word.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Word. Klikk på "masseutsendelser" -kategorien. I "Start utskriftsfletting" gruppe, "Start utskriftsfletting." Klikk "e-postmeldinger."

2 Link utskriftsfletting i adresselisten. For å begynne, klikk på "masseutsendelser" -kategorien. I "Start utskriftsfletting," klikk "Velg mottakere." Klikk "Velg blant Outlook-kontakter" hvis du ønsker å bruke Outlook-adresselisten. Hvis ikke, klikker "Bruk eksisterende liste" for å koble til et Excel-adresseliste, HTML-fil, elektronisk adressebok eller tekstfil.

3 Velg mottakerne du ønsker å sende e-post. Hvis du ikke ønsker å sende epost til alle kontaktene du har i adresselisten, klikker du på "masseutsendelser" -kategorien og velg "Edit Mottakerliste". Du kan velge personer du ønsker å inkludere eller klikk på "Filter" for å filtrere adresselisten ved visse kategorier, for eksempel firmanavn eller tettsted.

4 Lag kroppen av e-posten du vil sende. Skriv inn innholdet du ønsker å forbli konstant gjennom gruppen av mottakere.

5 Sett opp plassholderne, ellers kjent som flettefelt. Dette er de delene som vil endre for hver mottaker og tilpasse meldingen. Enhver kolonneoverskriften som du har i adresselisten kan settes inn som et felt i e-posten. På "masseutsendelser" -kategorien, klikk på "Match Fields" i "Skriv & Insert Fields" gruppe. Den "Match Fields" dialogboks, der du kan være sikker på Word vil være i stand til å matche felt til høyre del av data. Klikk på rullegardinmenyene til høyre for å velge kolonneoverskriftene fra adresselisten som du ønsker å bruke som felt i e-posten. Velg bare de du ønsker å bruke.

6 Klikk i dokumentet der du vil legge inn et flettefelt, for eksempel en adresse blokk, hilsen linje eller enkelte felt. Klikk på "masseutsendelser" -kategorien. Alle kommandoene du trenger er i "Skriv & Insert Fields" gruppe.

7 Legg en hilsen linje ved å klikke "Hilsen Line" -knappen. Angi formatet du ønsker for hilsen linje. Klikk på "OK". For å legge til et enkelt felt, slik som den første navnet på personen, klikk på "Sett inn flettefelt." Velg feltet du ønsker og klikk "Sett inn".

8 Forhånd sammenslåingen når du har fullført meldingen. Klikk på "Forhåndsvis Resultater" i "Preview Resultater" gruppe på "masseutsendelser" -kategorien.

9 Send e-postmeldinger når du er klar til å fullføre sammenslåingen. Klikk på "Finish & Merge" på "masseutsendelser" -kategorien. Velg "Send e-postmeldinger." I "Til" -feltet, velger du kolonneoverskriften for e-postadressen du bruker for adresselisten. Skriv inn et emne for meldingen. Velg "HTML" i "E-postformat" feltet for å sende en formatert versjon av meldingen i selve e-posten.