Hvordan bruke Out-of-Office-funksjonen på Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, en e-post og personlig organisasjon program som er pakket sammen med Microsoft Office-pakken, lar brukerne administrere kontakter, lage huskelister og påminnelser, og sende og motta e-post. Hvis e-postkontoen din bruker Microsoft Exchange Server, som de fleste forretnings e-postkontoer gjør det, kan du bruke Outlook Out-of-Office-funksjonen til å automatisk sende svar e-post til alle som e-post du mens du er borte fra kontoret. Før du kan bruke denne funksjonen, må du ha tilgang til fraværsassistenten og velg dine preferanser.

Bruksanvisning

1 Åpne fraværsassistenten. I menylinjen øverst på skjermen, klikker du på "Verktøy". I rullegardinmenyen som vises, klikker du på "Fraværsassistent». Dette vil laste fraværsassistenten dialogboksen. Dette verktøyet lar deg sette opp "autosvar" preferanser og legge til regler som vil definere hvordan og når ut-av-kontoret meldinger vises.

2 Velg "Jeg er for tiden ute av kontoret." Ved å klikke på denne alternativknappen aktiverer Out-of-Office-funksjonen. Når du kommer tilbake til kontoret og ønsker å deaktivere Out-of-Office-funksjonen, vil du klikker på "Jeg er for tiden i Office" -knappen.

3 Lag din automatisk melding. I tekstboksen merket "automatisk bare ett svar til hver avsender med følgende tekst:" skriver du en egen melding du ønsker å bli sendt til alle som sender deg en e-post mens du er borte. Mottakerne vil motta denne e-posten bare én gang. Hvis de sender en ny e-post til kontoen din mens du er borte, vil den automatiske meldingen ikke sendes til dem igjen.

4 Lag noen andre regler. Hvis du ønsker å lage andre regler for e-postmeldingene du mottar mens du er borte, for eksempel å svare på spesifikke emnelinjer og bestemte e-postadresser, klikk på "Legg til regel" -knappen. Velg de forhold du vil bruke fra listen, og velg de aktuelle alternativene du ønsker for disse forholdene under "utføre disse handlingene" overskriften.

5 Bekreft og lagre disse innstillingene ved å klikke på "OK".

6 Slå av fraværs funksjonen ved ganske enkelt å fjerne markeringen "Jeg er for tiden ute av kontoret" i fraværsassistenten verktøyet.

Hint

• Hvis du har en POP3 eller IMAP-konto --- de to mest brukte personlige e kontotyper --- du kan ikke bruke fraværsassistenten, og du vil ikke se det i "Verktøy" -menyen. I stedet må du opprette og lagre et svar e-post mal, og deretter legge den til reglene ved hjelp av regler Wizard.If du ikke vet om kontoret postkontoen din bruker Microsoft Exchange Server, ta kontakt med IT-avdelingen.