Hvordan bruke ressurspostbokser

Forberedelse for en konferanse eller et raskt møte krever mer enn rett gjestelisten. Reserverer et rom og samle riktig utstyr fullføre planprosessen. Gjennom bærekonstruksjonen av Microsoft Exchange og Outlook, Microsoft Outlook Web App 2010 inkluderer en ressurs postboks verktøy som gjør et møte enkel å montere. Når ressursene er oppført av en kvalifiserende administrator, ressursene er tilgjengelige for valg av en ansatt med en gyldig Microsoft Exchange-konto.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Outlook Web App. Velg "møteinnkallelse" under menyen tittelen "New". Et nytt vindu åpnes med flere fanealternativer.

2 Klikk på "Planlegging Assistant" fanen fra de merkede alternativer.

3 Skriv inn startdato og klokkeslett og sluttdato og klokkeslett for møtet i de tilgjengelige tekstboksene. Deretter velger du de ønskede folk og ressurser (bærbare datamaskiner, skjermer podier) fra "Velg Deltakere" kolonnen. Ressurser som bærbare datamaskiner, lysbildefremviser og projeksjonsskjermer kan være knyttet til et romnummer eller være oppført som egne poster - valget er avhengig av hvordan en bestemt teknologi eller audiovisuelle avdeling velger å håndtere disse typer ressurser.

4 Rull nedover "Velg Deltakere" -kolonnen og finn "Velg rom" overskriften og velg rommet ved å klikke på navnet. Ved å velge mennesker, utstyr og plass ønsket for møtet, tilgjengeligheten av hvert fremstå som fargede barer over kalenderen kan vises på høyre side av skjermen. Dette avslører konflikter i planlegging og gir brukeren muligheten til å justere forespørsler.

5 Lagre skjemaet ved å klikke på "Lagre" ikonet på OAW menylinjen. Klikk på "Send" på menylinjen øverst på skjermen for å kreve ressurser og varsle deltakere.

6 Vis din e-boksen for varsling av aksepterte forespørsler. Hvis brukerne lage ressurs forespørsler samtidig, vil en konflikt varsel bli sendt via e-post. E-posten gir mottakeren til å se de motstridende avtaler og foreta endringer for å løse konflikten.