Hvordan bruke Sharepoint Metadata i et Word-dokument
Med riktig planlegging kan Sharepoint metadata være et kraftig verktøy for organisering, lagring og gjenfinning av innhold. Som standard Sharepoint tildeler spesifikke metadata egenskaper til objekter. Legg til flere metadataegenskapene til rette for meningsfull og håndterbar for Sharepoint-innhold ved å opprette egendefinerte kolonner. Prosessen med å fylle et Word-dokument med Metadata attributter ligner til å skape en utskriftsfletting dokument ved hjelp av en egendefinert innholdstype i Sharepoint som malen og Quick Parts i Microsoft Word for å legge til feltene.
Bruksanvisning
1 Opprett en ny dokumentbibliotek i Sharepoint ved å klikke på "Create" under Områdehandlinger-menyen. Velg "Dokumentbibliotek" "under" biblioteker "overskriften. Skriv inn et beskrivende navn for biblioteket i" Name "feltet og klikk" Opprett ". Denne handlingen vil ta deg til den nye dokumentbiblioteket siden. Velg" Dokumentasjon Innstillinger " fra "Innstillinger" -menyen. Klikk på "Create kolonnen" for å legge til egendefinerte metadata egenskaper til dokumentet biblioteket (gjenta dette trinnet for flere kolonner).
2 Gå tilbake til dokumentbiblioteket siden og velg "Nytt dokument" fra "New" -menyen. Når dokumentet åpnes i Microsoft Word, velg "Lagre som" fra Fil-menyen for å lagre dokumentet tilbake til dokumentbiblioteket. Kontroller at Lagre i destinasjon er Sharepoint-dokumentbibliotek. Gå til Sett inn-menyen og klikk på Quick Parts ribbon element. Bruk "Document Property" listen for å velge de riktige definerte kolonner du opprettet for dokumentbibliotek. Lagre dokumentet lokalt på datamaskinen din når du er ferdig med å legge alle nødvendige kolonner som metadataegenskaper i dokumentet.
3 Åpne Områdehandlinger-menyen og klikk "Områdeinnstillinger" i Sharepoint. Velg "Sideinnholds typer" under "gallerier" -delen. Klikk på "Create" for å få tilgang til nye nettsted innholdstype side. Skriv inn et beskrivende navn for den nye innholdstypen i "Navn" -feltet. Velg den overordnede innholdstypen som den nye innholdstypen vil bli assosiert med under "Parent innholdstype:" overskriften. Oppgi om du ønsker å opprette den nye innholdstypen under en eksisterende eller ny gruppe under "Group" og klikk OK for å bekrefte innstillingene.
4 Fest det nye dokumentet til innholdstypen ved å velge "Advanced Settings" på Nettstedet Content Type side. Velg "Last opp et nytt dokument mal" i "Dokument mal" -delen og bruk bla-knappen for å navigere til det nye dokumentet på datamaskinen, og klikk OK.
5 Gå tilbake til biblioteket og velg "Dokumentbibliotek Settings" fra Innstillinger nedtrekksmenyen. Velg "Advanced Settings" under "Systeminnstillinger" overskriften. Aktiver styring av innholdstyper under "innholdstyper" og klikk OK for å gå tilbake til Tilpass siden. Klikk på "Legg til fra eksisterende område innholdstyper" linken under "Innholdstyper" overskriften. Bruk rullegardin under "Velg typer nettstedet innhold fra:" for å finne den gruppen som inneholder innholdstype. Velg den nye innholdstypen du opprettet under "Ledige Sideinnholdstyper", klikk på "Legg til" -knappen, og klikk OK for å gå tilbake til tilpass side.
6 Gå tilbake til biblioteket og opprette et nytt dokument ved hjelp av nye innholdstype ved å velge innholdstypen fra "New" -menyen.