Hvordan bruke Tilgang som donor database

Frivillige organisasjoner som godtar donasjoner fra private givere eller private stiftelser bør sette opp en donor database. Ved hjelp av en Microsoft Access-database som donor database er en metode for å håndtere donasjoner og tilrettelegging korrespondanse.

Bruksanvisning

Bruke Access som donor database

1 Gå til webområdet for Microsoft Office og velg Maler, Industri kategorier og Non-Profit. Det er et alternativ for den veldedige bidrag database. Velg alternativet og klikker på download. Les brukeravtalen som kreves, og velger å akseptere, og velg lagre.

2 Åpne filen i WinZip eller et lignende dekompresjon program for å pakke ut filene, deretter mappen hvor filene er lagret, og dobbeltklikk for å åpne malen. Gi nytt navn på tilgangsmalen til donor database eller det navnet du velger.

3 Når du åpner donor database, ta en liten stund å bli kjent med alternativene. Den primære områder som inngår vil være kampanjer, bidragsytere, donasjoner, ansatte, hendelser og oppgaver. I motsetning til noen av de tidligere versjoner av Microsoft Access veldedige donasjoner, er det begrenset hvor mye arbeid på slutten for å opprette databasen som malen har blitt oppdatert.

4 Gå til kampanjer og tilpasse siden og skriv inn eventuelle kampanjer som du har. Skriv inn finansiell informasjon av bidrag til dato. Det vil være et histogram som viser pengeinnsamling mål, kampanjer og events. Dette vil hjelpe deg å spore den totale mengden versene beløpet hevet.

5 Spor hendelser og skriv dem ved å gi dem navn. Hvis de er forbundet med en bestemt kampanje, vil du ha en sjanse til å skrive inn navnet på kampanjen på dette skjemaet. Hendelser er også i stand til å være så uavhengig om det ikke er ment å gå mot et bestemt prosjekt.

6 Trekk ned kampanjedetaljer og gå rapportere donasjoner for å angi eventuelle private donasjoner eller tilskudd som er mot en bestemt kampanje eller formål. Skriv inn navnet på giveren til Access og eventuelle lovet pantsette eller innbetalt beløp. Du kan også angi en kategori for donor, for eksempel en veldedighet, foreldre, individuell eller alumnus. Dette kan hjelpe deg å sortere ut de bidragsytere for å lage database rapporter.

7 Gå til koblinger og deretter ansatte. Klikk på legg til ny bidragsyter; deretter sette den enkeltes oppgaver som venter. Enhver ansatt som skal ha tilgang til databasen skulle ha hennes navn lagt inn i databasen. Området vil ha et alternativ til å ha tittelen på oppgaven, som oppgaven er tildelt, status for prosjektet og forfallsdato. Dette kan hjelpe deg enkelt overvåke og administrere dine ansatte.

Hint

• Tilbake til Microsoft Access Donor Database opp til en sikker server og off-site system for å holde organisasjonens poster trygt.
• Spør alltid om du kan ha et produkt demo eller har en prøvelse for en donor database før du kjøper for å sørge for at du har alle de funksjonene som organisasjonen trenger.
• Hvis du vil legge til en hjem-knappen på hver side, kan dette hjelpe deg å navigere tilbake til den primære siden for å holde åpne faner til et minimum.
• Det er en mal hjelp avsnitt om Microsoft, men vær klar over at programmet mangler ofte teknisk støtte, og at det ikke er noen kurs for å lære hvordan systemet fungerer.