Hvordan Design Document Control System

Dokument styringssystemer brukes til å spore og kontrollere revisjoner av dokumenter og kan finnes i et bredt spekter av bruksområder, inkludert programvare og jus. Utformingen av en dokumentkontroll system avhenger av hvilken type dokument som skal håndteres og de ønskede kontrollfunksjoner. Velge et lagringsalternativ og et brukergrensesnitt type er også en del av designprosessen for en dokumentkontroll system.

bruksanvisning

1 Bestem type dokumenter systemet vil bli håndtering. Dette er en viktig del av dokumentet kontroll system design. Skal du være kontrollerende tekstbehandlingsdokumenter, datamaskin kildekodefiler, HTML-filer eller annen type fil? Tenk på hva slags dokumenter du trenger for å kontrollere og om du trenger å håndtere mer enn en type dokument. For eksempel kan et juridisk dokument kontroll system må håndtere Word-dokumenter, PDF-filer, bildefiler, Excel-regneark og eventuelt andre typer dokumenter.

2 Planlegg hvordan brukere vil få tilgang til dokumentkontroll system og hva slags brukergrensesnittet er påkrevd. Noen dokument styringssystemer fungere som frittstående programmer med sine egne grafiske brukergrensesnitt, mens andre er tilgjengelige som en del av et annet program, for eksempel en add-on til Word. Det kan være lurt å ha et system som er tilgjengelig via Internett gjennom en nettleser-grensesnitt. Når du bestemmer deg på en type brukergrensesnitt, kan du layout detaljene i grensesnittet design. Brukergrensesnittet kan inkludere et innloggingsbildet, slik at systemet kan identifisere hvilken bruker som har gjort endringer i et dokument.

3 Velg et lagringssystem. Din lagringssystem vil drive utformingen av programvaren som styrer den faktiske lagring og gjenfinning av dokumenter. Din lagringssystem kan være så enkelt som en lokal harddisk, eller så komplisert som en sky lagringssystem som er tilgjengelig via Internett. Du må planlegge for lagringskapasitet basert på dokumenttype og antall dokumenter som skal kontrolleres.

4 Bestem deg for kontrollfunksjoner du trenger. De fleste dokument styringssystemer omfatter grunnleggende funksjoner som utsjekking, innsjekking, skape ny revisjon og sammenligne versjoner. Mer avanserte kontrollfunksjoner kan inkludere å identifisere en gruppe av dokumenter som går sammen som et sett (for eksempel en bestemt byggversjon for programvare), som krever godkjenning for innsjekking, flere tilgangsnivåer, osv Interne funksjoner må også vurderes i design. For eksempel, vil systemet lagre nye revisjoner som hele eksemplarer av den reviderte dokumentet eller vil du bare lagre "deltaer" (eller endringer) mellom versjoner og bruke en baseline versjon med deltaer søkt å komme fram til den gjeldende versjonen? Når du har din brukergrensesnitt og kontrollfunksjoner utformet, er du klar til å begynne å bygge den dokumentkontroll system.