Hvordan eksportere data fra Excel lage etiketter

Opprette skrive ut etiketter med data eksportert fra Microsoft Excel vil kreve en utskriftsfletting som skal utføres med Microsoft Word. En utskriftsfletting skaper et ark med adresseetiketter ved hjelp av data som er lagret i felt på et Excel-regneark. For å oppnå de ønskede resultater, må regnearkdata være skikkelig forberedt og deretter Word må brukes til å konfigurere, organisere og skrive ut etiketter.

Bruksanvisning

1 Forbered data på Excel regneark for utskriftsfletting ved hjelp av klart identifiserbare kolonneoverskriftene. På toppen av hver kolonne som inneholder data, bør det være tekst skrives inn som forklarer innholdet av dataene i den kolonnen. Dette kalles på kolonneoverskriften. Eksempler på dette er "fornavn", "Etternavn", "Gateadresse" og "by". Ikke bruk tvetydige navn som "Kolonne 1 Data."

2 Kontroller at en egen kolonne brukes for hvert element som skal eksporteres i utskriftsflettingen. Ikke kombiner elementer som gateadresse, by, stat og postnummer i samme kolonne. Lagre og lukk regneark.

3 Åpne Microsoft Word. Klikk på "Start utskriftsfletting" i "Start utskriftsfletting" program gruppen, som ligger i kategorien utsendelser.

4 Klikk på "Etiketter". Velg "Kontinuerlig matingsskrivere" alternativet eller "Page skrivere" alternativet, og angi hvilken skuff som skal brukes. Velg merket leverandørinformasjon fra rullegardinmenyen, og velg deretter etiketten produktnummeret som skal være oppført på emballasjen eller baksiden av hver etikett ark. Klikk på "OK". Word vil opprette et dokument med oppsettet av etikettene delt på rutenettlinjene.

5 Klikk Microsoft Office-knappen (den runde knappen som bærer Microsoft Office-logoen), klikk deretter på "Alternativer for Word". Klikk på "Avansert". Bla ned til "Generelt" og klikk på boksen ved siden av "Bekreft konvertering av filformat ved åpen" for å plassere en sjekk på det. Klikk på "OK".

6 Klikk på "Velg mottakere" i "Start utskriftsfletting" program gruppen, som ligger i kategorien utsendelser. Klikk "Bruk eksisterende liste."

7 Finn Excel-regneark-filen ved hjelp av "Velg datakilde" dialogboksen. Klikk på "Microsoft Excel-regneark via DDE (* .xls)" fra rullegardinmenyen, og klikk deretter "OK".

8 Velg celleområdet eller regnearket fra dialogboksen Microsoft Office Excel under "Navn eller Cell Range» tekst. Klikk på "OK". Etikettene er nå koblet til Excel regnearkdata.

9 Klikk på "Edit Mottakerliste" i "Start utskriftsfletting" program gruppen, som ligger i kategorien utsendelser.

10 Bruk "Mottakere for utskriftsfletting" dialog vinduet for å velge individuelle poster ved å klikke i boksen ved siden av hver post du ønsker å inkludere eller fjerne avmerkingen for alle postene du vil utelate. Klikk på overskriften i hver kolonne for å endre sorteringsrekkefølgen mellom alfabetisk og omvendt alfabetisk rekkefølge. Endre rekkefølgen ved å klikke på "Sort" knappen under "Spesifiser mottakerne liste", og deretter velge din sortering fra "Sort Records" fanen i "Filter og Sort" dialogvinduet.

11 Filtrer postene ved å klikke på "Filter" på "Spesifiser mottakerlisten" -kategorien. Bruk "filtrere og sortere" dialogboksen på "Filter Records" -kategorien for å sortere postene ved navn, land, region, by, postnummer, etc.

12 Fylle etikettene med plassholdere som forteller hvor regnearkdata vil bli satt på etiketten. Hver plassholder tilsvarer dataene i hver kolonne og er vedlagt i vinkeltegnene. For eksempel, hvis kolonneoverskriften for en kolonne med regneark data er "Gateadresse" plassholderen som bør settes på etiketten på stedet der du vil ha gateadressen til å vises vil lese "« Gateadresse »". For å sette inn en plassholder, kan du bruke ikonene i "Skrive og Insert Fields" gruppen i kategorien Utsendelser til å velge en plassholder type, satt plassholder alternativer i pop-up-dialogboksen og klikk "OK" for å sette inn.

1. 3 Klikk på "Oppdater Etiketter" -ikonet i "Skrive og Insert Fields" gruppen i kategorien Utsendelser å gjenskape plassholderne fra den første etiketten til alle andre merker på siden.

14 Klikk på "Forhåndsvis Resultater" i kategorien Utsendelser å forhånds utskriftsflettingen. Klikk på "Finish og Merge" -ikonet på kategorien Utsendelser å eksportere data fra Excel regneark i Microsoft Word. Klikk på "File" og velg "Skriv ut" for å skrive ut etikettene.