Hvordan eksportere data fra Word til Excel
Microsoft Word gir brukerne funksjon for å lage enkle former og samle inn data i et standard format. Tabeller i Word-dokumenter kan også organisere data. Ord kan eksportere disse dataene inn i et filformat som kan nås av Microsoft Excel eller databaseprogrammer som MS Access. "TXT" og "RTF" utpeke universell filformater for tekst og Rich Text Format, henholdsvis. Lagre en kopi av data i begge format sikrer at data kan importeres inn i et Excel-regneark. Eksport og import veivisere i Word og i Excel gir brukerne muligheter og forhåndsvisninger på hvordan dataene er formatert.
Bruksanvisning
Word-dokument
1 Start Microsoft Word og åpne ønsket data dokumentet ved å velge "Open" under "File" øverst i menylinjen (eller under båndet Office 2007), velge filen og klikke på "Open" knappen.
2 Sjekk at hver enhet av data i Word-dokumentet er atskilt med en fane eller et komma, og at hver post er atskilt med et linjeskift.
3 Konvertere alle tabeller til tekst ved å velge "Velg" under "Table" i toppmenyen og velge "Table". Velg funksjonen under "verktøy" for å "Konverter tabell til tekst» og velg alternativet for å skille data ved enten en "Tab" eller en "Comma" før du klikker på "OK" -knappen i dialogboksen.
4 Velg "Lagre som" under "File" øverst i menylinjen og skriv inn navnet på dokumentet.
5 Velg "Rich Text Format (RTF)" eller "Text File (TXT)" fra rullegardinmenyen ved siden av "Format" og klikk på "Lagre" -knappen.
Data fra Word Skjema
6 Start Microsoft Word og åpne skjemaet ved å velge "Open" under "File" i menylinjen øverst, velge ønsket fil og klikke på "Open" knappen.
7 Velg "Valg" under "Verktøy" i menylinjen og klikk på "Lagre" -kategorien.
8 Merk av for alternativet, "Lagre data bare for skjemaer" for å sjekke boksen og klikk på "OK" -knappen.
9 Velg "Lagre en kopi" under "File" i toppmenyen.
10 Skriv inn navnet på dokumentet og velg "Text Format (.txt)" som filtype før du klikker på "Lagre" -knappen. En Filkonvertering Wizard vil åpne for nøyaktig kartlegge data.
11 Gjennom dataene som vises i Filkonvertering Wizard og kontroller at hver enhet av data er identifisert i anførselstegn og atskilt med komma. Bekreft at tomme datafelt er registrert som et mellomrom mellom to anførselstegn før du klikker på "OK" -knappen.
Importere data til Excel
12 Start Microsoft Excel og åpne en tom arbeidsbok.
1. 3 Klikk den første cellen i regnearket og velg "Importer eksterne data" under "Data" i toppmenyen.
14 Velg alternativet "Importer data" og lansere en tekstimportveiviseren.
15 Gjennomgå hvert trinn i tekstimportveiviseren for å sørge for at feltene er kartlagt riktig ved å velge "skille" alternativer og forhåndsvise fordelingen av data på regneark i forhåndsvisningsruten nederst i dialogboksen. Klikk på "Neste" -knappen for å navigere gjennom tekstimportveiviseren, og klikk på "Finish" -knappen for å lukke veiviseren og overføre dataene.
16 Lagre de konverterte data i Excel-format ved å velge "Lagre" under "File" i menylinjen øverst, skrive inn filnavnet, velge "Excel arbeidsbok" som filformat og klikke på "Lagre" -knappen.
Hint
- Enkelt datasett som fra skjemaer er importert inn i et Excel-regneark og produsere en funksjonshemmet andre rad. For å fortsette å importere data, ComputorCompanion.com anbefaler bare å velge den tredje raden i regnearket for å sette inn data og slette den andre, ubrukelig rad.
- Microsoft Office 2007 (dvs. Word og Excel) brukere kan få tilgang til funksjonene gjennom den øverste verktøylinjen og Office-båndet i programmene.