Hvordan finne duplikater enkelt i Microsoft Access

Når du har opprettet en database i Access, vanligvis flere personer inn informasjon. Over tid, må du rydde opp i databasen for å fjerne like poster. Mens Tilgang gir en spørring for nettopp en slik prosess, kan du raskt finne like data i databasen selv.

Bruksanvisning

1 Open Access, og deretter åpne tabellen i dataarkvisning. Dette viser postene lagt ut fortløpende etter unike ID-nummer. En fordel med tilgang til over Excel er at du kan se på filene dine på en annen måte uten å rote dem opp.

2 Begynn med den mest unike delen av posten: filnummer, kunde-ID eller hjemme telefon. Jo mer unike data, jo lettere duplikater er å finne.

3 Velg tittelen på feltet som du ønsker å se tabellen. Titler av hvert felt er i de grå feltene øverst på siden. Nå velger Records øverst på siden, da Sorter stigende. En annen måte å gjøre dette trinnet er å velge ikonet som viser A, Z og en pil nedover. Denne handlingen alphabetizes alle filer i henhold til det valgte feltet.

4 Rull ned gjennom postene for duplikater. For å slette en, trykker du den grå boksen til venstre for filen, og trykk deretter klippe eller ikonet saks. Tilgang vil spørre deg om du virkelig vil slette denne posten fordi handlingen ikke kan angres. Trykk ja og posten er borte.

5 Spar bordet med et nytt navn som inneholder datoen.

Hint

• Opprettholde to separate, men identiske kopier av alle Access databaser sikrer dataintegritet.