Hvordan forbedre et Excel Database

Microsoft Excel kan være et svært nyttig verktøy for å designe både regneark og databaser. Det store utvalget av tilgjengelige formater til Excel brukeren gjør programmet nyttig for å vise kompliserte finansielle data på en måte som selv ikke-tekniske brukere kan forstå. Holde de ikke-tekniske brukere i tankene kan hjelpe deg med å utforme et brukervennlig Excel database som fortsatt gir all den funksjonaliteten du trenger.

Bruksanvisning

1 Gjennomgå kolonner i Excel-databasen og se etter eventuelle celler som viser som "########". Dette er en indikasjon på at kolonnen er for smal til å vise all teksten. For å utvide kolonnen, bare plassere markøren i nedre høyre hjørne av kolonneoverskriften og dra den til høyre. Fortsett å endre størrelse på kolonner før alle data vises riktig.

2 Endre kolonneoverskriftene for å være mer beskrivende. Som forfatter av databasen, kan du vet nøyaktig hvilke data kolonnen viser hver, men andre som har tilgang til det kan ikke ha samme kunnskapsnivå. Gjør kolonneoverskriftene som beskrivende som mulig, og bruke så mye plass som du trenger for å gjøre disse kolonneoverskriftene nyttig for sluttbrukerne.

3 Beskytt noen database celler som inneholder formler. En bruker kan utilsiktet forandre en celleverdi og ødelegge den underliggende formel. Det kan bety timer med arbeid på en del å reparere skaden og få Excel-databasen for å vise den informasjonen du ønsker. Hvis brukerne ikke trenger å gjøre endringer i dokumentet, kan du beskytte hele filen ved å kreve et passord for å få oppdateringer.

4 Endre formatet på numeriske felt for å være mer nyttig for sluttbrukere. Bruk valutaformatet for alle økonomiske data, og vise desimaler som nødvendig. Standardformatet for tall er ikke meget nyttig, så endres til en bedre format basert på innholdet i kolonnen.

5 Bruk betinget formatering for å vise negative tall i rødt og gjøre andre viktige data skiller seg ut. For eksempel kan du vise omsetning på over $ 1000 i lyse grønt for å trekke mer oppmerksomhet til de viktige tallene.

6 Legg diagrammer og grafer til Excel database. Excel-dokumenter er stor for formidling av informasjon, men de er ikke alltid brukervennlig. Vise din informasjon gjør grafisk det enklere for alle brukere å forstå.