Hvordan forberede en hovedbok i en Microsoft Excel-skjema?

Microsoft Excel er et økonomisk regneark programvarepakke som kan holde styr på inntekter, kostnader og mer. Hvis du trenger litt hjelp med etableringen av formler, sider og finere Excel, kan det være lurt å vurdere å laste ned en gratis mal av en hovedbok Excel-ark. Malene gjør oppføringene enkelt, men få av dem inneholder formler for å holde en løpende totalt.

Bruksanvisning

1 Last ned en tilgjengelig Excel hovedbok mal fra en av gratis nettsteder som følger med. Malen skal fungere i alle Excel-versjoner. En hovedbok er en oversikt over transaksjonene for hver konto i ditt regnskapssystem. Siden bruk av en hovedbok, og av riktig regnskap teknikker, krever bruk av dobbel oppføring regnskap, hver transaksjon inngått påvirker to kontoer.

2 Klikk i cellen like over "1" og til venstre for den "A." Dette vil markere hele siden på hovedbok ark. Hold "Ctrl" og "C" for å kopiere ark. Klikk på "Sett inn" knappen øverst i menylinjen, og bla ned til "regneark" -knappen, og klikk deretter. Klikk i øverste venstre hjørne cellen over "1" og til venstre for "A" i det nye regnearket og hold "Ctrl" og "V" for å lime inn hovedbok malen til et annet ark. I denne malen er det plass til å gå inn hovedboktransaksjoner i ni forskjellige kontoer.

3 Lag minst fem identiske ark, noe som gir deg en total av 45 forskjellige kontoer du kan holde styr på. Det første arket skal være for å sjekke, sparing eller lønn kontoer; berettige det "bankkontoer." Du oppretter tittelen ved å høyreklikke på fanen nederst i venstre hjørne merket "Ark 1" og velge "Gi nytt navn" -knappen. Det andre arket skal være for "inntekt" kontoer. Disse vil inkludere salgsinntekter, service inntekter og refusjon av avgifter betalt ut.

Den tredje arket skal være for "Utgifts" kontoer. Disse vil inkludere leier betalt, verktøy, arbeidskraft og lisenser eller avgifter. Den fjerde arket skal være for "egenkapital" kontoer, inkludert den opprinnelige investeringen for å starte selskapet, noen trekker tatt for eieren og eventuell reinvestering i selskapet. Til slutt bør det femte ark være for "Gjeld", inkludert lån for bygninger, kjøretøy, utstyr og kredittkort.

4 Opprett flere ark for de områdene som har mer enn ni kontoer i dem. Hvis av noen sjanse på en av kategoriene har mer enn ni kontoer, "utgifter" for eksempel lage en mer eller to flere ark og endre navn på dem "Kostnader 2" og "Utgifter 3." Hver konto du oppretter skal tildeles et nummer. Vanligvis vil alle bankkontoer begynne med 10--, inntektsregnskap med 20--, kostnadskontoer med 30--, egenkapitalkontoer med 40-- og gjeldskontoer med 50--.

5 Merk kolonnene på hver hovedbok oppføring. Dato og beskrivelse kolonnene er selvforklarende. De "Post Ref." Kolonnen er for å skrive inn nummeret til den andre kontoen påvirket av transaksjonen i linjen. De resterende kolonnene er "Debet", "Credit" og "Balance".

6 Mesteparten av tiden en belastning til en konto legger penger til denne kontoen, og en kreditt fjerner penger fra kontoen. For hver belastning, må det være en kreditt. En annen måte å tenke på det er dette: Et debet er "hva du har" og en Credit er "hvor er den fra".

For eksempel, du betaler $ 400 for strømregninga. Du betaler for det med en sjekk fra din virksomhet kontroll. Spør deg selv, hva fikk du? Du fikk $ 400 verdt av elektrisitet, så belaste Utilities konto (# 3010) for $ 400. Nå spør deg selv, hvor kommer den fra? Det kom fra din brukskonto, så krediterer bankkontoen (# 1010) $ 400.

I de verktøyene kontoen sette # 1010 for Post Ref, og i bankkonto sette # 3010 for kontonummeret.