Hvordan håndtere programvarelisenser

Store private bedrifter og offentlige næringer ofte kjøper mange programvarelisenser for å lovlig installere programvare på hundrevis, om ikke tusenvis, av datamaskiner. Men det er ikke uvanlig å finne at programvaren er installert utenfor konsesjons kvote. Med det økende antall lisensiering samsvar tilsyn og store bøter som kan bli pålagt for å være ute av samsvar, er det ekstremt viktig at selskapene har retningslinjer for å håndtere sine programvarelisenser.

Bruksanvisning

1 Etablere rutiner for registrering, kjøpe og installere programvare. Har alle innkjøps forespørsler går gjennom et sentralt sted slik at det er detaljerte poster om hva programvaren ble kjøpt og fra hvem.

2 Sørg for at du eller din IT-avdeling kjenner grensene for lisensene for hver pakke. Holde disse grensene når du installerer på flere maskiner, og hvis det er mulig, har en ansatt delta på en workshop om programvarelisens styring.

3 Begrens antall personer tillatt å installere programvare og utpeke en bestemt person til å administrere installasjonen inventar. Denne personen bør holde en programvare log med all produktinformasjon inkludert: utgiver, versjon, bevis på og kjøpsdato, navn på brukere og serienummeret på sine datamaskiner, samt serienummeret for programvaren.

4 Innføre en bruk av programvare politikk adressering under hvilke omstendigheter ansatte kan bruke programvaren som lisenser er kjøpt. Din politikk bør ta stilling til nedlastet programvare også. En programvare revisjon er vanskelig nok uten å ha nettverket tatt ned av et virus forkledd som en fri, ulisensiert programvare.

5 Spør ansatte til å signere et dokument verifisere de forstår konsekvensene av brudd på bruk av programvare og installasjons politikk. Det kan være lurt å ta med en forklaring av de økonomiske konsekvensene av piratkopiering og misbruk av lisenser.

6 Inventar programvare regelmessig. Hold styr på hva maskinen kjører hvilken programvare, hvor ofte og under hvilke lisens. Det viktigste å vite er om en bestemt programvarepakke er installert utover sin lisenskapasitet.

7 Dra nytte av automatiserte inventar programvare som er kommersielt tilgjengelig for å holde oversikt over tidligere varelager.

Hint

• Sørg for å undersøke de begrensninger av noe kommersielt tilgjengelig programvare før du gjør en investering. Sjekk om du ville lov til å sende det som bevis hvis du skulle være involvert i en software revisjon.
• Selv om selskapet fortsatt kan holdes ansvarlig for misbruk, sjekk med en advokat om lovligheten av å holde en ansatt delvis ansvarlig for å tilbakebetale selskapet dersom han har installert programvare ulovlig.
• En heftig bot kan ilegges per maskin på hvilken programvare som er ulovlig installert.