Hvordan importere kontakter fra Excel til CRM

March 29

Microsoft Excel er et kraftig og populært regnearkprogram med en rekke ulike verktøy og filtre som gjør at det lett kan brukes til flere formål. Foruten beregninger og prognoser, er Excel et utmerket program for håndtering av informasjon, spesielt kontakter. Excel evne til å enkelt konvertere informasjon i flere formater gjør at du raskt og enkelt flytte kontaktene dine inn i Customer Relationship Management (CRM) program.

Bruksanvisning

1 Åpne filen som inneholder alle dine kontakter i Microsoft Excel. Pass på at kontaktene dine er oppført i en fil som har en header rad. En header rad inneholder verdien betyr for alle dine data. For eksempel kan en rad på toppen av en kontakt regneark lese: Etternavn, fornavn, adresse, by, stat, postnummer, Telefon, E-post, Nettsted. Dette overskriftsraden er viktig fordi det gjør at CRM-programmet for å forstå sammenhengen i alle dine data.

2 Gå til "Fil" i hovedmenyen til Excel og velg "Lagre som". Velg en plassering på datamaskinen der du vil lagre eksporterte kontakter. I "Format" drop-down menyen, velg "Kommadelte verdier (CSV)." Klikk på "OK". I Excel 2003 rullegardinmenyen har tittelen "Lagre som type" og formatet kalles "CSV (kommadelt)."

3 Åpne opp din CRM program. Velg "Import" i enten hovedmenyen eller "Kontakter" -delen. Velg "Kommadelte verdier" som filtype du importerer.

4 Klikk "Bla gjennom" og finn CSV-filen du eksporterte fra Excel. Klikk på "OK". CRM-programmet vil be deg om å matche felt fra overskriftsraden i Excel-fil med det tilsvarende feltet i CRM program. For eksempel vil den spørre om du ønsker å legge alle data fra "Last Name" feltet i Excel-filen inn i "Last Name" feltet i din CRM program. Match opp feltene og klikk "OK."

5 CRM-programmet vil automatisk opprette en ny fil for hver av kontaktene dine og vil fylle ut feltene ved hjelp av data fra Excel CSV-fil.

Hint

Når du først organisere kontaktene i Excel, kan du prøve å bryte dine kontaktdata ned i så mange felter som mulig. I stedet for å legge inn en persons fulle navn, bryte navnet ned i fornavn og etternavn felt. Påfør den samme ideen til en kontakt adresse. I stedet for å skrive hele adressen inn i ett felt, bryte dataene til en gateadresse felt, byen felt, stat-feltet, og postnummer feltet. Dette vil gjøre det enklere for deg å kontrollere hver bit av data når du eksporterer den fra Excel og importere den til din CRM program.