Hvordan importerer jeg en distribusjonsliste inn i Microsoft Outlook?

Opprette en distribusjonsliste i Microsoft Outlook gjør det enkelt for deg å sende en melding til mange mennesker uten å angi hver e-postadresse for seg. Hvis listen over navn og adresser skjer eksistere utenfor Outlook, men alt er ikke tapt. Med litt innsats, kan du importere navn i Outlook for å opprette en ny distribusjonsliste, slik at du slipper bryet med å skrive det.

Opprette en ny kontakt mappe i Outlook

For å begynne, må du skape et hjem for de nye navnene før de kommer. Dette vil være en undermappe av gjeldende Outlook-kontakter-mappen. I Outlook klikker på ikonet Kontakter i navigasjonsruten. På menylinjen, klikk på knappen Ny liste pilen, og velg Folder. Skriv inn et unikt navn for den nye mappen slik at du enkelt vil gjenkjenne det senere.

Opprette en CSV-fil

CSV (kommadelte verdier) format er en vanlig, generisk format anerkjent av de fleste database-type programmer. Hvis du ikke klarer å spare til dette formatet, prøv lime inn navn og adresser i et Microsoft Excel-regneark. Sørg for å sette opp den første raden med data ved hjelp av kolonneoverskriftene for eksempel navn, e-postadresse, telefon, etc., avhengig av liste innhold. Gå til Office-knappen, velg "Lagre som" og klikk på "andre formater" i "Lagre som" -menyen. Nå klikker du på "Lagre som type" menyen og velg CSV. Skriv inn et navn på filen i Filnavn-tekstboksen, og klikk på Lagre.

Importer CSV-fil

Å bringe den nye CSV-fil til Outlook, velg "Import og eksport" fra Outlook Fil-menyen. Velg "Importer fra et annet program eller fil," klikk "Next" og velg "Kommadelte verdier" i "Velg filtypen du vil importere fra" vinduet. Klikk "Next" igjen. Klikk på knappen Bla gjennom for å navigere til CSV-filen befinner seg. Dobbeltklikk på filen. Klikk "Next" for å gå videre til "Select Destination Folder" vinduet. Under Kontakter-mappen, bør du se undermappen for kontakter du opprettet i punkt 1. Velg mappen og klikk "Next". Klikk på "Map Custom Fields" knappen hvis du trenger å matche feltnavnene i listen med feltnavn som brukes for Outlook-kontakter. Når du har bekreftet at feltnavnene er matchet, klikk på "OK", deretter "Finish".

Opprett distribusjonsliste

Når du er klar til å lage en ny distribusjonsliste fra importerte navn, begynner ved å klikke på listen pil knappen Ny på Fil-menyen ved siden av. Velg "distribusjonsliste." I "Untitled distribusjonsliste" -vinduet, klikk på "Velg medlemmer" -knappen. Klikk på listepilen i "Adressebok" vinduet og velg navnet på den nye listen. Du skal kunne se et navn for hver oppføring på listen. Hold nede Skift-tasten og pil ned på tastaturet til alle navnene er valgt. Klikk på "medlemmer" -knappen for å legge alle navnene. Klikk på "OK", skriv inn et navn på listen i "Navn" -boksen, og klikk på "Lagre og lukk" -knappen. Din nye distribusjonsliste vil nå være tilgjengelig når du velger mottakere for en ny e-postmelding.