Hvordan integrere batch-filer inn i Quickbooks

Det finnes fire hovedtyper av filer som du ønsker å integrere i Quickbooks programvare: kunde, leverandører, produkter og transaksjonsfiler. Kunden, leverandør og produktfilene er alle integrert på samme måte med små variasjoner basert på hvilken filtype du ønsker å legge til: Alt du trenger er Microsoft Excel-regneark program i tillegg til Quickbooks programvare. For transaksjons filer, må du bruke en gratis programvare oppdatering for å integrere transaksjoner fra ett selskap fil til en annen.

Bruksanvisning

Integrering kunde, leverandør og produkt filer til Quickbooks

1 Klikk på "Customer Center" -ikonet øverst ikonlinjen av Quickbooks. (Hvis du vil integrere leverandørinformasjon, følger du disse retninger, men åpne leverandørsenter i stedet.) Klikk på "Excel" -knappen, som ligger ved siden av "nye transaksjoner" -knappen på den øverste linjen på kundesenter.

2 Velg "Importer fra Excel" alternativet. Når vinduet åpnes, merk at du har muligheten til å velge hvilke type data som skal legges til Quickbooks:. "Kunder", "leverandører" eller "produktene jeg selger" Hvis du legger til produkter, kan du bruke denne metoden for å komme til den formaterte regneark som du vil bruke for å integrere produkter.

3 Klikk på "Kunder" alternativet. Etter den formaterte regneark åpnes, merk plasseringen av hver rad og kolonne: Både kunder og leverandører har 16 identiske kolonneoverskriftene, inkludert "Firmanavn" og kontaktinformasjon overskrifter. "Produktet" formatert regneark har bare fem kolonner. Kopier disse hodene til Excel-regnearket og organisere kundeinformasjon som du ønsker å integrere dette formatet.

4 Skriv inn all den informasjon som du ønsker å integrere i Quickbooks til Excel-regneark eller omorganisere det fra et regneark som allerede eksisterer. Lagre dette regnearket på skrivebordet. Klikk på den første boksen i den første kolonnen i Excel-regnearket og dra musen ned for å markere hver oppføring. Hold "Ctrl" -tasten og deretter trykke "C" tasten for å kopiere cellene.

Klikk i den første kolonnen på formatert Quickbooks arket du åpnet tidligere, hold "Ctrl" -tasten og trykk deretter på "V" -tasten for å lime inn data. Gjenta dette trinnet for hver kolonne. Når du er ferdig, klikker du på "Legg til Mine data nå" -knappen og Quickbooks vil legge til batch datafiler til selskap fil.

Integrering Transaksjons filer

5 Last ned Microsofts gratis Access Runtime Engine (se "Ressurser" nedenfor).

6 Last ned Data Transfer Utility gratis prøveversjon. Du må laste ned den versjonen av dataoverføringsverktøyet som samsvarer med Quickbooks versjonen du bruker. Med andre ord, hvis du bruker 2009-versjonen av Quickbooks Pro, må du laste ned 2009 versjonen av Data Transfer Utility.

7 Kjøpe fullversjonen av Data Transfer Utility-programmet. Etter den gratis prøveperioden er over, vil du være i stand til å oppgi betalingsinformasjon og e-postadresse. Bruk en fungerende e-postadresse fordi registreringsnummer vil bli sendt til adressen du oppgir.

8 Installer programmet Dataoverføring den. Syv bokser vises. Den første er for "Source Company"; dette er selskapet som dataene blir overført. Den andre boksen er "Destination Selskapet"; Dette er filen som dataene blir overført. Resten av boksene be om plasseringen av de filene du ønsker å integrere. Den fjerde boksen i vinduet gir deg muligheten til å overføre kun fakturaer, bare salg kvitteringer eller andre transaksjoner. Den siste boksen gir mulighet for å integrere bare de transaksjoner som faller innenfor en bestemt periode. Klikk på "OK" -knappen, og denne informasjonen vil bli integrert i Quickbooks.