Hvordan kan jeg opprette en mailingliste database ved hjelp av MS Word?

Opprette et Microsoft Word mailingliste database gir deg muligheten til å enkelt lage standardbrev, e-post og etiketter. Dette er en funksjon som kan spare deg for mye tid fordi det å ha denne databasen betyr at du ikke trenger å gå gjennom prosessen med å kopiere skjemaet dokumentet og adressering hver enkelt mottaker adressat individuelt. I stedet du opprette en form dokument og koble den til din e-postliste database.

Sett opp

Begynn med å åpne en ny Microsoft Word-dokument. Du må bruke "Utskriftsfletting" -funksjonen som ligger i Verktøy-rullegardinlisten på menylinjen for å opprette databasen. Dette vil åpne opp et alternativ boks som vil ta deg gjennom de seks trinnene i utskriftsflettingsprosessen. Du trenger bare å gå så langt som trinn tre for å lage en database. I første omgang vil be deg om å velge, "Hva slags dokument du jobber med," Letters, e-postmeldinger, omslutter, etiketter eller Directory. Når du oppretter en database det spiller ingen rolle hvilket alternativ du velger. Plukk noen velg deretter Neste for å gå til trinn to til "Velg basisdokument." Velg å bruke det aktuelle dokumentet og klikk på Neste for å gå til trinn tre til "Velg mottakere." Dette er det trinnet der adresselisten databasen er opprettet. Under alternativene for Velg mottakere, velger å "Skriv inn en ny liste", klikk deretter Opprett. Dette vil få opp boksen tittelen "Ny adresseliste."

Tilpasse Database Entry Fields

Før du begynner å fylle inn informasjon om mottakeren bør du tilpasse informasjonsinntastingsfelt. Standard oppføring felt er vanligvis oppført som: Tittel, fornavn, etternavn, firmanavn, adresse, by, stat, postnummer, land, hjemmetelefon, arbeidstelefon og e-post. Du kan legge til, slette eller endre navn på disse feltene for å dekke dine behov. Bare klikk "Tilpass," utføre modifikasjoner, og klikk deretter OK.

Oppretting Database

Du kan bare skrive inn en e-postliste mottakerens informasjon per oppføring. Fyll inn din oppføring feltene med bevilget data for en enkelt mottaker klikk "Ny oppføring" for å fylle inn data for en ny mottaker. Når du har angitt informasjonen for alle mottakerne klikk "Close". Denne handlingen vil utløse pop opp av en "Lagre som" boksen. Navn databasen, velger du mappen du vil lagre databasen i, og klikk "Lagre". Dette full utgangspunktet prosessen. Det eneste som gjenstår å gjøre er å korrekturlese database for feil.

Korrektur Din Database

Når du har lagret din database, en boks med tittelen "Mottakere for utskriftsfletting" vil automatisk dukke opp. Det vil liste opp alle mottaker oppføringene du nettopp laget i regnearkstil. Bla gjennom børsnoteringen, og korrekturlese dine oppføringer. Hvis du finner en feil på en oppføring, merker du raden av mottakeren, klikk "Rediger", foreta justeringene, og klikk deretter på "Close". Når du er ferdig med prøvetrykk alle oppføringene klikk "OK" for å lukke Utskriftsfletting mottaker boks. Deretter lukker hele Utskriftsfletting boksen ved å klikke på "X" i øverste høyre hjørne. Databasen er nå opprettet, lydisolerte og lagret.