Hvordan komprimere en PowerPoint-fil

Du endelig legge den siste finpussen på PowerPoint mesterverk, som inkluderer massevis av flotte bilder og enda en irritabel video eller to, men når du er klar til å overraske dine kolleger eller sjefen, du finner filen er for stor til å sende e-post. Oppblåsthet er et vanlig problem med PowerPoint-presentasjoner som bruker massevis av bilder eller videoer - filstørrelse kan lett overstige 50 MB. Du kan nå en mer håndterlig størrelse filen ved hjelp av PowerPoint-komprimering verktøy, som ofte krympe filene dine med så mye som 90 prosent.

Bruksanvisning

1 Start med å lage en kopi av presentasjonen. Denne måten har du en backup i tilfelle du forkludrer kompresjonsprosessen, eller du ønsker å gå tilbake senere og gjøre endringer i full kvalitet original.

2 Åpne kopien og dobbeltklikk på et bilde. Det spiller ingen rolle hvilken - du bare ønsker å gjøre Bildeverktøy bånd vises. Velg "Pictures Komprimer" -kommandoen i bånd er Juster gruppe.

3 Fjern haken ved siden av "kun gjelder denne bilde" i dialogboksen. Dette fører til PowerPoint å komprimere alle bildene i presentasjonen, ikke bare den du har valgt. Sjekk også boksen ved siden av "Slett beskårne områder av bilder." Denne innstillingen fjerner deler av bilder som ikke er synlige på skjermen, men som tar opp plass i filen.

4 Velg et mål produksjon på enten 150 ppi eller 96 ppi. PowerPoint allerede komprimerer filene til 220 piksler per tomme som standard, så du velger denne innstillingen vil ikke gjøre noe godt. Den 150-ppi innstillingen reduserer størrelsen på bildefilene med om lag 80 prosent uten en merkbar tap i kvalitet når du ser det på en dataskjerm eller via en projektor. Den 96-ppi innstillingen gir deg den beste komprimering - om lag 90 prosent - men bildene kan virke litt uskarpt eller kornete. Klikk "OK" for å komprimere bildene.

5 Spar enda mer plass ved å komprimere video eller lydfiler i presentasjonen. Mediefiler er den klart største plass griser når det gjelder presentasjonsfiler; Dette er hvor du kan generere den største reduksjonen på din generelle filstørrelse. For å komprimere filene, klikk PowerPoint "Fil" -menyen og klikk "Komprimer Media" -knappen. Hvis du ikke ser knappen, betyr det at presentasjonen ikke har noen mediefiler å komprimere.

6 Velg "Presentasjon Kvalitet", "Internet kvalitet" eller "Lav kvalitet" fra valgene. The Low Quality innstillingen gir deg den mest besparelser - klemme på videofilen til omtrent 10 prosent av sin opprinnelige størrelse, men videoene vises litt uskarpt eller kornete. Internett Quality alternativet sparer også mye plass. Det reduserer filstørrelsen med mer enn halvparten, med bare et lite tap i kvalitet - i likhet med hva du kan oppleve å vise en streaming video. Den tredje valg, presentasjon Kvalitet, holder videoer på ganske mye den samme kvalitetsnivå, men bare reduserer størrelsen på videofilen med om lag 10 prosent eller så. Den faktiske kjørelengde med hver av de valgene vil variere, avhengig av hvilken type mediefil og sin opprinnelige størrelse og komprimeringstype.

7 Lagre presentasjonen som en PPTX-fil, som er standard filformat for PowerPoint 2007, 2010 og 2013. PPT filformat som brukes i eldre PowerPoint-versjoner støtter ikke komprimering. Hvis presentasjonen er i den eldre PPT-format, lagre den som en PPTX fil sparer betydelig fil plass uten noen ekstra skritt.

Hint

• Hvis du brukte dra-og-slipp-metoden eller lim-funksjon for å legge til bilder til presentasjonen, kan du oppleve at komprimering ikke fungerer for disse bildene. PowerPoint behandler disse bildene som innebygde objekter i stedet for bildefiler. For å komprimere et innebygd bilde, må du først konvertere den til en bildefil ved å lagre den til datamaskinen i et format som JPEG eller PNG. For å gjøre dette, høyreklikker du på bildet og velg "Lagre som bilde. Sett lagret bilde i presentasjonen ved hjelp av bilder kommandoen på kategorien Sett inn, og deretter slette den innebygde kopi av bildet.