Hvordan lage automatiske rapporter

Automatiserte rapporter er ofte nødvendig i næringslivet. I enhver bedrift, er den underliggende forretningsdata i stadig endring som nye produkter blir solgt, betalinger er mottatt og nye medarbeidere er ansatt. Slik at ledere til å foreta informerte beslutninger, business intelligence rapporter må være tilgjengelig med data som er så oppdatert som mulig. I tillegg, med forretningsenhetene spredt over kontinentene, automatisere rapporteringsprosessen er enda viktigere.

Bruksanvisning

1 Snakk med sluttbrukerne, typisk beslutningsprosesser ledere og ledere, for å finne ut rapportene du trenger for å lage. Diskuter eksakt informasjon som er nødvendig i disse rapportene og hyppigheten og tider når rapportene må automatisk generert.

2 Undersøke funksjonene på din in-house rapportering programvare. Ikke alle rapporterings programvare har evnen til å generere automatiske rapporter. For noen kan denne funksjonen ikke er aktiv i din kopi, avhengig av hvilken versjon av produktet og lisensiering

3 Kontroller at automatisert rapportering funksjonen er tilgjengelig og aktiv. Avhengig av programvaren, må du kanskje starte opp en tjeneste på serveren for å gjøre funksjonen aktiv. Sjekk brukerhåndboken for rapportering programvare for å forstå hvordan du gjør det. Den automatiske rapporteringsfunksjonen kan også være et eget verktøy som må kjøres for å generere rapporter. Tidspunktet for når slike eksterne verktøy blir drevet kan ha for å bli kontrollert gjennom scheduler hendelser. Les instruksjonene for ditt operativsystem for å finne ut hvordan du setter opp en planlegging jobb.

4 Lag rapporter, og bekreft med alle brukerne at oppsettet og informasjonen er nøyaktig hva de ønsket.

5 Opprett en distribusjonsliste for hver rapport og bruke den innebygde funksjonen i rapportering programvare til å definere distribusjonslisten. Dette er en liste over e-postadresser som rapporten vil bli sendt hver gang det har generert.

6 Kontroller at den eksterne planleggeren er satt opp, hvis det er nødvendig.

7 Gjennomføre en prøvetur, ved å angi en rapport generasjon gang et par timer etter at du i utgangspunktet satt opp programvaren. På den måten kan du sikre at rapportene blir opprettet på riktig måte og distribuert til alle på listen.

8 Sjekk at riktig rapporten ble generert ved hjelp av den nyeste data og at rapporten ble levert til alle mottakerne etter den planlagte tidspunktet for testkjøring. Når bekreftet, fjerne testen planen fra automatisert system og la det gå live.

9 Kontroller systemlogger hver noen dager for å identifisere eventuelle feil som ellers kunne gå ubemerket.

Hint

• Selv om automatiserte rapporter er en fin måte å generere rapporter, vil ukritisk bruk av denne funksjonen unødvendig legge press på din server og nettverk. Sørg for at rapportene virkelig trenger å være automatisert og at alle på distribusjonslisten virkelig trenger å få rapportene.