Hvordan lage en e-post distribusjons postliste i Excel

E-post distribusjonslister sende flere kopier av samme e-post til mange mottakere. Bulk e-post på denne måten har mange bruksområder, og er hyppig brukt av bedrifter når nå ut til sine kunder. Enhver situasjon som krever den samme informasjonen skal spres til mange mennesker er velegnet for e-postdistribusjon. Mens det er mange måter å oppnå masse e-distribusjon, er ett alternativ å opprette listen mailing i Microsoft Excel. Dette programmet gjør det enkelt å organisere flere registreringer av opplysninger i den hensikt av e-postdistribusjon. Microsoft Excel kan ikke sende e-postene selv, men programmet er ofte brukt til å bygge listedataene.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Excel. Start med et nytt tomt dokument.

2 Skriv inn kolonneoverskriftene over rad én. Din e-post som er opprettet fra distribusjonslisten kan inneholde alle typer personlig informasjon du ønsker. Det viktigste kolonnen som skal være med er selve e-postadresse, så vær sikker på at en kolonneoverskriften sier "E" eller "e-postadresse" for å gjøre dette klart. Alternativt kan du ta med fornavn og etternavn, eller annen informasjon som vil være unik for hver e-post.

3 Tast inn dataene for hver mottaker på en egen rad. Den første mottakeren i e-posten distribusjonsliste vil bli notert på rad to, direkte under kolonneoverskriftene. Skriv inn e-postadressen i riktig kolonne og eventuell annen informasjon som kreves av distribusjonsliste, slik som mottakerens navn.

4 Lagre Excel-dokument under noen filnavnet du velger. Din e-post distribusjonsliste er nå fullført.

Hint

• Vurdere kravene i den siste e-posten når du oppretter kolonneoverskriftene. Lag kolonner i Excel-dokumentet som nødvendig for å inkludere personlige opplysninger for hver distribuert e-post. E-poster til slutt vil bli bygget ved hjelp av en "merge" mal i annen programvare. Hver e-post kan ha felt som trekker informasjon fra denne Excel-dokument for det endelige innholdet i e-posten. Dermed to kolonner for fornavn og etternavn, og en annen for tittelen, for eksempel "Mr." eller "Mrs." vil tillate distribuert e-post til adressen hver mottaker personlig ved hjelp av informasjon fra disse tre kolonner. I tillegg, hvis du refererer et bestemt produkt de eier eller en by du bor i, disse kolonnene kan også være nødvendig i Excel regneark. Opp til 256 kolonner er gitt i versjon av Excel før 2007, og over 16 000 kolonner er tilgjengelige i Excel 2007 og senere. Dermed har du mange felt for betydelig tilpassing av e-postene.
• Send e-post ved hjelp av tekstbehandling eller e-programvare som integreres med Excel i forbindelse med "sammenslåing" en distribusjonsliste.