Hvordan lage en e-post med informasjon fra en Access-skjema

Trekke informasjon fra en Access-database for å sette inn i en e-postmelding er en to-trinns prosess. Først må du velge informasjon fra databasen og skrive det i et format overfør via e-post. Deretter legger dataene automatisk til en e-postmelding sammen med alle andre ønsket innhold og sendes. Flere formater, inkludert et regneark, tekst eller en PDF-versjon eksisterer, med PDF-typen er den mest utilitaristisk så lenge brukeren ikke trenger å manipulere de mottatte data.

Bruksanvisning

1 Åpne Access database som inneholder informasjon som du ønsker å opprette en e-postmelding. For eksempel, hvis du arbeider med et medlemskap database, og du må sende en e-post med et medlemskap fornyelse påminnelse, kan det være lurt å legge data som hovedforfall og utgjør sammen med noen standardtekst.

2 Marker data (i databasen vindu som viser tabellen med ønsket informasjon) skal festes ved hjelp av markøren, holde nede "Shift" -tasten for å velge mer enn ett element.

3 Klikk "Fil" og "E-post" fra toppmenyen. Velg en output format fra "Send Object som" -vinduet som åpnes. Alternativene inkluderer den eldre Excel-format

(.xls), Excel 2007 (.xlsx) format, en binær Excel (XLSB) arbeidsbok, HTML, PDF, rikt tekstformat (RTF), Tekstfiler (* .txt) eller en XPS valg. Du har et valg å gi ut "alle" eller "Valg". Siden du har gjort et valg, la knappen som allerede er merket som det er. Ellers, klikk på "alle" for å sende hele innholdet i tabellen. Klikk på "OK".

4 Skriv inn mottakerens e-postadresse eller kopiere og lime fra Access-databasen i "Til:" feltet i e-programvare som åpnes. Vedlegget Feltet inneholder en fil som inneholder valgt informasjon. Legg til eventuelle tilleggskommentarer til e-postmeldingen teksten og klikk på "Send".

Hint

  • Hvis du velger HTML som en utgang format, må du velge en HTML-mal.
  • Avhengig av e-mottakerens sikkerhetsinnstillinger, kan de ikke være i stand til å godta kjørbare filer slik som de slutter på ".exe". Bruke PDF-formatet er en tryggere måte å oppnå denne operasjonen. Men du kan få en advarsel om at en eller flere kolonner er for bred for formatet, i så fall må du tinker med databasen.