Hvordan lage en e-post Oppbevaringspolicy

Sikre optimal etterlevelse epost oppbevaring ved å utvikle en politikk som er enkel å bruke. Definere sentrale begreper og gi nok eksempler slik at de ansatte vil være i stand til å fortelle forskjellen mellom meldinger som skal beholdes fordi de gir kritiske systemer informasjon og de som kan være raskt slettet fordi de tilbyr noe mer enn dato og sted for neste stabsmøte . Fremfor alt, engasjere medarbeidere ved å forklare hvordan politikken støtter selskapets bedrifts mål.

bruksanvisning

1 Forklar i forbindelse med politikken. For eksempel kan det redusere driftskostnader, øke produktiviteten, redusere sjansen for at viktige meldinger går tapt, eller hjelpe selskapet i samsvar med regelverket.

2 Identifisere omfanget av politikken. Se for eksempel på e-post oppbevaring politikk av California State University gjelder for "alle brukere og kontohavere" av skolen og e-post eller direktemeldingssystemer skole støtter. Se også e oppbevaring politikk av Sans Institute som viser fire kategorier av korrespondanse politikken dekker - administrative, skattemessige, generelle og flyktige.

3 Diskuter politikken med å forklare forskjellene mellom "forbigående" og "varig verdi" meldinger. Gi eksempler på hver. Direkte ansatte til å slette "forbigående" meldinger som råder dem om kommende personalmøter. Men å informere de ansatte for å beholde "varig verdi" meldinger som forteller om en endring i selskapets Internett-bruk politikk.

4 Se i lov eller selskap med svigermor som krever de "varig verdi" meldinger beholdes. Gjør du det hjelper ansatte forstår hensikten med politikken. For eksempel har California State University forklarte at ansatte skal beholde de "varig verdi" meldinger i samsvar med skolens leder ordre på arkivoppbevaring.

5 Delegere ansvaret for å avgjøre om meldingene "varig verdi" til avdelingsledere i de tilfeller hvor betegnelsen er ikke klart. For eksempel bør leder av økonomiavdelingen i et selskap gis myndighet til å instruere sitt team for å slette meldinger fra innkjøpsavdelingen som er mer enn seks måneder gammel.

6 Avgjør om du vil ha en "standard oppbevaringsperiode" for meldinger som gjenstår i ansattes innbokser i lange perioder av gangen. Hvis ja, angi når meldingene blir automatisk slettet. For eksempel kan du si at e-postene igjen i ansattes innbokser i mer enn 90 dager og ikke gitt den "varig verdi" betegnelse blir automatisk fjernet av systemet.

7 Identifisere hvilken avdeling er ansvarlig for å etablere og håndheve e oppbevaring politikk. De fleste selskaper la dette til informasjonsteknologi enhet.

8 Definer begrepene i politikken for å unngå forvirring. For eksempel definere begrepene "autoriserte brukere" som Sans Institute politikk gjør "godkjent elektronisk post" eller.