Hvordan lage en faktura for Free

Du trenger ikke å kjøpe komplisert programvare for å opprette en faktura. Det er ganske lett å lage fakturaer gratis ved hjelp av programmer som du sikkert allerede har på din datamaskin --- Microsoft Excel og Word. Du trenger ikke engang å starte fra scratch --- det er praktisk og enkel å bruke maler tilgjengelig for nedlasting fra Microsofts nettsted.

Bruksanvisning

1 Gå til Microsoft Office mal nettsted (se "Ressurser" for en direkte link). Rull ned litt og klikk på "fakturaer." Velg den fakturaen som passer best til dine behov. Du må velge mellom en som er laget for Microsoft Word eller Excel (og i noen tilfeller, Access). Klikk på bildet av fakturaen for å forhåndsvise det.

2 Trykk på "Last ned" for å sette malen til datamaskinen. Når du blir bedt, velger alternativet for å "Lagre" filen og legg den i en mappe du enkelt kan få tilgang. Deretter pakke ut filen fra mappen og lagre den på et annet sted. Til slutt, dobbeltklikker du den utpakkede filen for å åpne den i det programmet du valgte (Excel, Word eller Access). Malen vil vises på skjermen.

3 Begynn med å taste inn informasjon om dine kunder, inkludert firmanavn, adresse, telefonnummer, e-post, representative navn og kundenummer. Hvis det er en annen skipsfart og fakturaadresse, sørg for å utpeke både på fakturaen.

4 Skriv inn i detaljene i bestillingen du har mottatt i de utpekte områder på malen. Det omfatter produktnavnet (e), utvidet pris (prisen etter rabatt), og antall bestilte produkter. Totalt alt opp og liste det endelige beløpet blir belastet kunden nederst på fakturaen. Lagre fakturaen til en mappe der du holde oversikt over dine kundefordringer.

5 Skriv i form av fakturaen nederst på fakturaen. Fortell kunden når betalingen forfaller, som å skrive sjekken ut til, og hvor du skal sende betalingen. Hvis du ønsker kunden å ringe i en betaling, gi nøyaktig telefonnummer og forlengelse.

6 Skriv ut skjemaet som skal sendes til kunden via "brevpost" eller opprette en PDF av filen. Adobe har et nettbasert verktøy som lar deg konvertere opptil tre Word- eller Excel-filer til en PDF-format gratis --- se "Ressurser" for koblingen. Deretter kan du sende e-post PDF til din kunde.

Hint

• Hvis du bruker Microsoft Word, kan du gjøre faktureringsprosessen litt enklere ved å opprette et standardbrev. Se "Resources" for mer informasjon om hvordan du kobler en datafil som inneholder kundeinformasjon til fakturaen i Word.