Hvordan lage en gruppe i Lotus Notes

Når du ofte finne deg selv å sende e-postmeldinger til den samme gruppen av mennesker i løpet av uken, er det mer effektivt å opprette en gruppe. Ved å legge til kontakter i ulike grupper dine, du bare sende en melding til gruppen og alle medlemmene i gruppen motta meldingen, sparer du skrive tid. Det er raskt å opprette en gruppe fra e-postadresser som allerede er i din Lotus Notes adressebok.

Bruksanvisning

1 Åpne din adressebok og velg "Handlinger" og deretter "Ny gruppe."

2 Skriv inn et navn for gruppen i "Gruppenavn" -feltet. Vær spesifikk fordi du kan ha flere ansatte i mer enn én gruppe. Eksempler på dette er "Finansdepartementet", "leke Moms," eller "Bowling Team."

3 Fullfør valgfrie trinn. Du kan velge hvilken type gruppe, for eksempel "Send Only" eller skriv inn en beskrivelse av gruppen, slik som "nåværende medlemmer av styret."

4 Skriv inn hver persons navn i "Medlemmer Field." Trykk "Enter" etter hvert navn. Hvis du legger til folk fra adresseboken, kan du klikke den lille knappen ved siden av feltet og velge medlemmer. Klikk på "Save & Close" når du er ferdig. Du kan gå tilbake senere for å legge til navn, om nødvendig.

5 Sjekk din gruppe for nøyaktighet ved å åpne adresseboken og klikke på ikonet grupper. Dette er også hvordan du kan endre din gruppe. Hvis du vil endre, velger du gruppen og velg "Handlinger-Edit Group." Klikk alltid "Save & Close" etter å gjøre endringer.

6 Send en melding til gruppemedlemmene ved å skrive gruppenavnet i "Til" område av meldingshodet og trykke retur. Når du sender meldingen, vil alle medlemmene i gruppen får en kopi.