Hvordan lage en hoved Utskriftsfletting dokument i Word 2003

Word 2003 kan du opprette maler for masseutsendelser til flere mottakere. Prosessen kalles "utskriftsfletting", og malen dokumentet kalles "hoveddokumentet." Med denne veiviseren hjelp kan du enkelt lage en hovedflettedokumentet.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Word 2003.

2 Planlegg din viktigste dokumentet for utskriftsfletting. Hoveddokumentet bør inneholde informasjon som skal vises på hver bokstav eller et dokument inkludert din returadresse, hilsen, grafikk, overskrifter og gratis stengetid.

3 Klikk "Verktøy", "Brev og masseutsendelser" og deretter "Mail Merge Wizard."

4 Et vindu vil vises til høyre på skjermen. Velg en dokumenttype fra listen nær toppen av vinduet. For dette eksempelet, velger du "Letter". Klikk "Next".

5 Velg en startdokument. Velg "Start fra en mal" for nå. Hvis du har et hoveddokument allerede er åpen, velger du "Bruk gjeldende dokument"; når du ønsker å bruke et lagret dokument, velger du "Start fra en eksisterende dokument."

6 Klikk på "Velg en mal" for å vise en liste over maler. Klikk på hvert punkt for en forhåndsvisning. Klikk "OK" når du finner en du liker.

7 Begynn å skrive. Følg instruksjonene som "Type Letter her" eller "Klikk her og skriv inn navn" på anviste plasser. Når malen inneholder ferdige brev uten at mottakeren adresse eller hilsen, du har opprettet din viktigste dokumentet for utskriftsfletting.

8 Klikk på "File" og deretter "Lagre" for å lagre den viktigste dokumentet for utskriftsfletting for senere.

9 Hvis du ønsker å fortsette og lage en masseutsendelse, må du velge mottakere. Du kan bruke Microsoft Outlook-kontakter eller opprette en ny liste.

10 Klikk "Next: Skriv brevet," selv om du allerede har gjort det. Du kan bruke veiviseren for å legge til adresseblokker eller gratulasjons linjer hvis du ikke allerede har dem.

11 De neste trinnene kan du endre bokstavene individuelt. Bruk pilene til å bla gjennom bokstavene og endre dem i henhold til mottaker.

12 Forhåndsvisning og skrive ut.

Hint

• Du kan bruke Utskriftsfletting for andre enn utsendelser dokumenter. For eksempel kan du lage etiketter og andre kataloger også.
• Du kan ekskludere mottakere fra en datakilde hvis du ikke ønsker å sende brevet videre til alle kontaktene dine.
• Gjennomgå hver bokstav før du sender den.