Hvordan lage en HR-database ved hjelp av Microsoft Access

Hvordan lage en HR-database ved hjelp av Microsoft Access


Microsoft Access er databaseprogramvare som enkeltpersoner og bedrifter bruker til å lagre informasjon fra husholdningsmidler til menneskelige ressurser (HR) data. Tilgang består av tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Tabeller lagre rådata, spørringer brukes til å manipulere data, skjemaer brukes til å legge inn data i tabellene, rapporter gjør dataene utskrivbare og presentabel og makroer automat databasen oppgaver.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Access 2007 og opprette en ny database med tittelen "HR Database."

2 Gå til "Design" visning av tabellen i databasen. I mellomtiden vil Access lagre tabellen. Lagre tabellen som "Employee data."

3 Skriv inn felt som fname (fornavn), lname (etternavn) og adresse på de ansattes datatabellfelt. For hvert felt, angi hvilken type data (Data Type) som vil være i det feltet. For eksempel vil fname og lname felt være "tekst", mens postnummer feltet vil være "nummer". Bruk rullegardinmenyen for å velge en felttype.

4 Klikk på "x" i høyre hjørne av tabellen for å lukke "Employee data" tabellen.

5 Lag en tabell med tittelen "Ansvar jobben" på samme måte som "Employee data" tabellen. Merk feltene "JobTitle", "Avdeling" og "JobResponsibilities." For "JobResponsibilities" -feltet, merke "datatype" som "Memo"; dette gjør det mulig for feltet for å inneholde mer data.

6 Gå til "Create", "Flere Skjemaer", "Form Wizard." Gå gjennom trinnene i veiviseren for å opprette et skjema basert på "Employee data" tabellen. Velg "Søyle" for utformingen av skjemaet. Fortsett å klikke på "Next" til slutten av veiviseren, og klikk "Finish". Ved ferdigstillelse av veiviseren, vil skjemaet åpne.

7 Opprette et skjema basert på "stillingsbeskrivelser" tabellen på samme måte brukes til å lage "Employee data" form.

8 Gå til "Create", "Spørreveiviser", "Simple Query Wizard." Velg "Detalj" søket. Fortsett gjennom veiviseren.

9 Tilsett "stillingsbeskrivelser" tabellen i søket. Klikk på "Vis tabell" og dobbeltklikk på "stillingsbeskrivelser." Klikk på "Close".

10 Dra "ID" -feltet fra "Employee data" bordet til "stillingsbeskrivelser" tabellen. En linje vises mellom de to tabellene.

11 Hold nede CTRL-tasten og velg "JobTitle", "avdeling" og "JobResponsibilities" feltene. Dra dem til i spørringen. Lagre søket som "Employee data spørring."

12 Gå til "Create", "Report Wizard" og gå gjennom veiviseren. Endre "layout" av rapporten til "Justified", som sikrer alle feltene får plass på én side.

1. 3 Klikk på "Finish" for å se rapporten.

Hint

  • Kart utformingen av databasen før det er bygget; bestemme den informasjon som vil være i databasen. Riktig database planlegging sparer tid gjennom byggeprosessen, og når den er gjennomført.
  • Sensitiv informasjon som personnummer må sikres.