Hvordan lage en indeks i Adobe PDF-dokumenter

Hvordan lage en indeks i Adobe PDF-dokumenter


Adobe Portable Document Format (PDF), som ble introdusert i 1990, gjør at folk som jobber i ulike applikasjoner eller operativsystemer til å dele dokumenter. PDF er mye brukt for web-distribusjon av dokumenter og setter standarden for arkivering. (Se referanser 1) De fleste PDF-er er søkbare, noe som betyr at du kan automatisk finne spesifiserte ord eller data i teksten, men å skape en indeks øker søkehastigheten i store dokumenter. Du kan lese PDF-dokumenter med Adobe Reader, som er tilgjengelig gratis på Adobes hjemmeside (se Ressurser), men du trenger Adobe Acrobat for å lage en indeks. (Se Referanser 2)

Bruksanvisning

1 Åpne dokumentet for å kontrollere at den inneholder søkbar tekst. Velg "Finn" fra "Edit" -menyen og teste dokumentet ved å søke etter et ord i teksten. Hvis søkefunksjonen fungerer, er du klar til å lage en indeks. Skannede dokumenter som er lagret som bilder av teksten heller enn selve teksten, må konverteres til søkbar tekst før du kan indeksere dem.

2 Konverter en ikke-søkbare dokumenter i Acrobat ved å gå til "Dokument> Optisk tekstgjenkjenning> Gjenkjenn tekst" ved hjelp av OCR. ( "OCR" er Optical Character Recognition.) Velg Alle sider å konvertere hele dokumentet. Klikk på Rediger og velger Søkbart bilde i rullegardinmenyen for PDF Output Style. Du kan også velge et annet språk enn engelsk fra Rediger-menyen.

3 Lag indeksen ved å velge "Avansert> Dokumentbehandling> Behandle innebygd indeks." Du vil få en melding som sier "dokumentet ikke inneholder en innebygd indeks." Klikk på Bygg Index-knappen. Det neste vinduet er et varsel om at Acrobat skal lukke og lagre dokumentet, opprette en indeks, og legge det i filen. Klikk "OK" Acrobat vil behandle dokumentet og åpne den automatisk når indeksen er fullført.

Hint

  • Selv om du trenger Acrobat for å opprette og imbed indeksen, vil du se økt søk fart selv i gratisprogrammet Adobe Reader-programmet. Du kan også trekke ut tekst fra PDF-dokumenter til å gjøre det søkbart av Windows systemprogramvaren ved hjelp IFilter. PDF-dokumenter behandles av IFilter kan søkes på din lokale skrivebordet, en server eller på Internett.
  • Oppdatere indeksen etter å gjøre endringer i dokumentet ved å gå til Avansert> Dokumentbehandling> Behandle innebygd indeks og velge Oppdater Index. Hvis du endrer og lagrer dokumentet uten å oppdatere indeksen, vil det automatisk bli fjernet. (Se Referanser 3)