Hvordan lage en KM Expense blad i Excel

Hvis du reiser mye i jobben din - selv bare rundt i byen - utgifter du pådrar kan legge opp raskt. Mange bedrifter refundere ansatte for disse utgiftene, og selv om de ikke gjør det, kan du være i stand til å trekke dem fra din skatt. En enkel måte å spore din kjørelengde og andre reiserelaterte kostnader er å bruke et Excel-regneark. Du trenger ikke å starte fra scratch, som Excel 2013 gir funksjonsrike maler du kan begynne å bruke med en gang.

Bruksanvisning

1 Start Excel og velg "File" fanen. Klikk på "Ny" type "kjørelengde" i søkefeltet og trykk "Enter". Klikk på en mal for å forhåndsvise den og klikk "Lag" for å åpne en ny arbeidsbok med malen du vil bruke. For eksempel, den stilige "Travel Expense Report" har en kjørelengde logg samt søyler til andre utgifter; "Gas Mileage Log med Chart" mal legger et linjediagram som viser MPG; og "Travel Expense Report med KM Log" er en strømlinjeformet bord med innebygde funksjoner for å beregne utgifter.

2 Oppgi reisedetaljer. De fleste kjørelengde bekostning maler gi flere kolonner der du kan liste nyttig informasjon, for eksempel dato, steder du reiste til og fra, formålet med reisen og andre detaljer.

3 Skriv inn kilometerteller opplesninger fra begynnelsen og slutten av turen. De fleste maler gi en kolonne for hver av disse tallene, beregne kjørelengde for hver tur basert på forskjellen mellom de to kolonneverdier. I tillegg malene beregne den totale miles for regnearket ved bunnen av den kjørelengde kolonnen.

4 Legg felt. For eksempel, hvis du ønsker å spore andre reisekostnader, slik som måltider, bil utgifter og losji, kan du sette inn nye kolonner. Høyreklikk på kolonnen ved siden av som du vil sette inn en ny kolonne og velg "Sett inn". Excel setter inn en ny kolonne til venstre. Legg til en beskrivende posisjon i den første celle i kolonnen.

5 Endre utseendet på regnearket. Velg "Page Layout" -fanen og velg en annen farge eller font tema å endre fargene og skriftene i regnearket. Klikk på en celle i tabellen for å aktivere Design finner du under Tabellverktøy, og velg en annen tabell stil eller endre alternativer bord stil, for eksempel legge til eller fjerne bøyle rader eller kolonner.

6 Beregn km-godtgjørelse hvis malen ikke gjør det. Skriv inn kjørelengde sats i en ubrukt celle i regnearket. Velg cellen der du vil vise refusjonsbeløpet og klikk inne i formellinjen. Skriv inn formelen "= (celle som inneholder kjørelengde)

(celle som inneholder rate)" for å beregne total. For eksempel, hvis din totale miles er i E4 og hastigheten er i K4, skrive inn "= E4 K4" gir et produkt av total miles ganger hastighet.

7 Beregn andre utgifter, om ønskelig. Hvis du har lagt til en kolonne for andre utgifter, velg den siste celle i den kolonnen og klikk "Autosummer" i Redigering-gruppen i kategorien Hjem. Excel beregner automatisk tallene i kolonnen. I tillegg kan du finne summen av din kjørelengde refusjon og andre utgifter. Velg cellen der du vil vise den totale og skriv "= SUM (første cellen, andre celle)" for å beregne total.