Hvordan lage en mailingliste i Word 2007

Prosessen med å lage en mailingliste database i Microsoft Word er blitt forenklet i 2007-utgaven. For å opprette en mail database må du bruke funksjonen Utskriftsfletting i Microsoft Word. I de eldre utgavene har du gjort å gå gjennom to tidligere trinn av post-sammenslåing prosess før du får muligheten til å opprette en database. 2007-utgaven av Microsoft Word gjør at du kan hoppe over disse to trinnene og gå rett inn i å skape databasen. Du kan bruke denne databasen til å opprette standardbrev og e-post, og for å ta etiketter og konvolutter.

Bruksanvisning

Opprette database

1 Åpne et nytt Microsoft Word-dokument. Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen for å åpne Oppgave alternativer. Gå til "Start utskriftsfletting" og klikk på "Velg mottaker". Dette åpner en undermeny. Marker og velg "Skriv inn en ny liste". Et nytt vindu vil dukke opp med tittelen "Ny adresseliste". Dette vinduet er der du skriver inn informasjon om mottakeren.

2 Endre inntastingsfelt før du faktisk oppgi noen opplysninger om mottakeren. Standard oppføring felt er oppført som: Tittel, fornavn, etternavn, firmanavn, adresse 1, Adresse 2, by, stat, postnummer, land, Home telefon, arbeidstelefon og e-postadresse. Klikk på "Tilpass" knappen for å slette, legge til eller endre navn på disse feltene. Klikk "OK" når du er ferdig med modifikasjoner.

3 Fyll ut informasjonen for din første database adressat. Du kan enten klikke på hver oppføring feltet for å angi riktig informasjon, eller du kan trykke på tab-tasten på tastaturet for å automatisk hoppe til neste felt. Når du er ferdig med å fylle ut alle feltene for en adressat, klikk "Ny post" og fyll inn den neste mottakerens informasjon. Fortsett å følge dette mønsteret til du har opprettet en oppføring for alle de menneskene du vil ha med i databasen.

4 Klikk "OK" når du har fullført alle dine mottaker oppføringer. Dette ber "Lagre som" -vinduet til å dukke opp. Skriv inn navnet du vil databasen for å ha i filnavnet linjen og velg det stedet du vil lagre databasen til. Klikk "Lagre". er nå opprettet din mailingliste database og lagres.

Utføre en utskriftsfletting

5 Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen for å åpne Oppgave alternativer. Gå til "Start utskriftsfletting" og klikk på alternativet til "Start utskriftsfletting". Dette åpner en undermeny. Uthev og velg type skjema dokumentet du ønsker å lage-brev, e-postmelding, omslutter, etiketter eller katalogen.

6 Skriv inn skjema dokumentet. Sett inn riktig flettefelt i de stedene i dokumentet der du vil angi bestemte mottakerinformasjon (for eksempel fornavn). Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen. Gå til "Skriv & Insert Fields" -delen. Klikk på "Sett inn flettefelt". Dette åpner en undermeny. Velg den aktuelle posten feltet du ønsker å plassere på den plasseringen.

7 Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen. Gå til "Start utskriftsfletting" og klikk på alternativet "Velg mottakere". Marker og velg "Bruk eksisterende liste". Dette vil be Åpne vinduet for å komme opp. Åpne databasen du opprettet i Opprette database delen. Dette vil knytte skjemaet dokumentet til mailinglisten database.

8 Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen. Gå til "Preview Result" for å korrekturlese flettingen. Klikk på "masseutsendelser" fanen i menylinjen. Gå til "Finish" for å fullføre utskriftsflettingen.