Hvordan lage en mailingliste på Microsoft Word

Hvis du kjører en liten bedrift eller en uavhengig publikasjon, mailingliste informasjon er avgjørende for å holde driften i gang. Microsoft Office inneholder en rekke svært nyttige programmer for å holde, vedlikehold og drift postlister - og Word Mail Merge funksjonen gjør snu den epostlisten til standardbrev eller konvolutter til en lek.

Bruksanvisning

Opprette en e-postliste

1 Åpne et nytt dokument i Microsoft Word.

2 Klikk på Tabell-menyen, og velg "Sett inn" for å sette inn en tabell i dokumentet.

3 Velg antall rader og kolonner. For kolonner, bruker antall elementer hver persons post data har - ting som navn, adresse, by, stat, postnummer, etc. For rader, innspill i det minste antall personer på mailinglisten - hvis du planlegger å utvide , legge til ekstra rader for nå.

4 Følg den andre på skjermen kommandoer for å sette atferd og formatering av tabellen.

5 Skriv inn informasjonen du har for hver person på mailinglisten. Hvis du trenger å gjøre et linjeskift i en celle, trykker du "Alt" og "Enter".

Bruk av e-postliste

6 Legg til en ny person til mailinglisten ved å høyreklikke på listen der du vil legge til den nye oppføringen, og velg "Sett inn ny rad." Input detaljene.

7 Organiser dine data ved å velge hele tabellen og enten klikke på knappen på verktøylinjen Sorter eller Sorter dialogboksen under Tabell-menyen. Bruk dialogboksen for å velge hvilken type slag, og klikk "OK."

8 Slette en Record ved å høyreklikke på raden av oppføringen du vil fjerne, og deretter velge "Fjern Row" for å slette den. Hvis du gjør en feil, kan du enten "Angre" (Ctrl Z) eller gå tilbake til den sist lagrede versjonen av dokumentet.

9 Lag en utskriftsfletting ved å åpne "Verktøy" -menyen til "Brev og masseutsendelser" og velg "fletting" eller "Mail Merge Wizard" (hvis du har Word 2002). Følg instruksjonene på skjermen, eller se referanser for mer informasjon.

Hint

• Bruk "Tab" for å flytte mellom celler, det gjør å skrive raskere.
• Bruk "Ctrl" og "F" for å søke etter folk i adresselisten. Dette er nyttig hvis du trenger å redigere en persons navn eller å sørge for at du ikke allerede har innspill dem i listen din.