Hvordan lage en mailingliste ved å importere informasjon fra Word til Excel

Det er viktig å organisere adresselisten, slik at du kan ta informerte beslutninger om direktereklame eller masse e-post innsats. Du kan bli kvitt gamle navn eller unsubscribes og sortere dataene i kategorier. Det er mye mer effektivt å opprettholde en liste over navn og adresser i Microsoft Excel i forhold til Word fordi hver rad og kolonne er klart adskilt, og du kan dra, slipp, legge til og slette informasjon enkelt.

Bruksanvisning

1 Formater adresselisten informasjon i Microsoft Word riktig. Plasser en "tab" mark mellom hvert felt, for eksempel fornavn, etternavn, by og stat. Trykk "Enter" etter hvert sett med felt for å angi en ny "rad".

2 Klikk "Lagre som" på filmenyen.

3 Plukk "Plain Text" fra rullegardinlisten i "Lagre som" i dialogboksen. En "File Conversion" boks vil komme opp --- titt på hvordan dataene vises for å sikre at hvert felt skilles korrekt og klikk "Lagre".

4 Åpne ren tekstfil i Microsoft Excel. Høyreklikk den første cellen i den valgte raden og velg "Sett inn" for å legge til en ekstra rad før mailinglisten data for feltnavn. Velg hele første raden med musen (bare klikk antall foruten rad). Trykk på "Bold" -knappen på tekstformatering menyen.

5 Navn hver kolonne i adresselisten (navn, adresse, by, stat, og så videre). Navn alle kolonner. Excel kan sortere etter på en kolonne du har, slik at du kan filtrere listen for hva behov, selv om det bare er noen få navn.

6 Lagre den nye Excel adresseliste og begynne å legge til nye oppføringer i denne filen i stedet for Word. Slett Word-filen slik at du ikke vil bli forvirret i fremtiden om hvilken fil har de mest oppdaterte data.