Hvordan lage en ny e-postliste i Outlook fra en Excel-fil

Filformatet kommadelte verdier (CSV) blir ofte brukt til å overføre lister over informasjon på Internett. Formatet er nyttig fordi de fleste datamaskiner har et program som kan lese det, for eksempel Microsoft Excel. Men du kan gå tapt om hvordan man skal bruke informasjonen i en CSV-fil for å utføre en oppgave for eksempel opprette en adresseliste i Outlook. Opprett en ny adressebok i Outlook ved hjelp av data i et Excel CSV-fil, og deretter bruke dataene importeres til å opprette en e-postliste.

Bruksanvisning

1 Åpne listen i Excel. Høyreklikk på bokstavene på toppen av hver kolonne og klikk "Slett" for å fjerne hver kolonne fra filen unntatt de for hver liste medlem fornavn, etternavn og e-postadresse.

2 Klikk "Fil" eller Microsoft Office-logoen i Excel 2007, klikk på "Lagre som". Lagre filen i CSV-format.

3 Åpne Outlook. Klikk på "Kontakter" og deretter se etter "Mine kontakter" område i øvre venstre hjørne av skjermen. Høyreklikk på dette området, og klikk "Ny mappe". Skriv inn et navn på mappen og trykk "Enter".

4 Klikk på "File", deretter "Import og eksport". Velg "Importer fra et annet program eller fil," og klikk "Next".

5 Valgte "Verdier atskilt med komma (Windows)" fra listen, og klikk "Next".

6 Klikk på "Browse" -knappen. Naviger til CSV-filen, og dobbeltklikk det. Klikk "Next".

7 Bla gjennom listen under "Velg målmappe" til du finner den nye mappen du opprettet. Klikk på den, og klikk "Next".

8 Klikk i boksen under "Følgende tiltak vil bli utført," og klikk "Tilordne egendefinerte felt." Dra de tre feltene fra "Value" området på venstre side av skjermen til "Field" område på høyre side, slik at de samsvarer med "fornavn", "Etternavn" og "E-postadresse" felt. Klikk "OK", deretter "Finish". Excel-filen blir importert til en ny Outlook-adresseboken, og du vil bli returnert til "Kontakter" skjerm.

9 Klikk på pilen ved siden av "Ny" knappen øverst på skjermen, og klikk "distribusjonsliste." En untitled distribusjonsliste åpnes.

10 Klikk "Velg Medl." Klikk på rullegardinmenyen ved siden av "Address Book", og velge boken med navnet på mappen du opprettet i trinn 3.

11 Hold "Ctrl" -tasten på tastaturet og klikker hvert navn på listen til de er alle markert, klikk på "medlemmer" -knappen nederst i vinduet for å ha dem vises ved siden av knappen. Alternativt kan du bare dobbeltklikke hvert navn. Klikk "OK" når du er ferdig.

12 Skriv inn et navn på e-postlisten øverst i vinduet, og klikk på «Lagre og lukk." Skriv dette navnet i "Til" -feltet i en ny e-post for å sende e-post til hvert medlem av epostlisten.