Hvordan lage en papirløs hjemmekontor

Opprette en papirløs hjemmekontor vil hjelpe deg å forvandle en rotete arbeidsområde til en hyggelig en. Uten gule lapper som lever på skjermen og hauger av papirer for å sortere gjennom hver dag, vil du finne deg selv gjør mer selve arbeidet i stedet for å lete etter den. Mens noen originale dokumenter må lagres i papirform, kan de fleste dokumenter og notater enkelt og trygt digitalisert.

Bruksanvisning

Organisere Paper

1 Fjern eventuelle og alle notatblokker, små biter av papir, kartotekkort og en annen papir fra din umiddelbare rekkevidde. Gi dem bort til andre eller til barna. Eller bruke dem i andre rom i huset der du trenger dem. Ved å fjerne papiret fra din umiddelbare rekkevidde, vil du bidra til å bryte en vane å skrive for mange notater og skape papirbunker. Når du slutter å stole på papir, vil kontorkostnader reduseres, vil du være å hjelpe miljøet, og skrivebordet vil umiddelbart se penere.

2 Organisere de eksisterende avisene ved å samle dem alle sammen. Hoper seg opp alle papirene som er på skrivebordet ditt, inkludert de gule lapper som dekorerer dataskjermen og hjemmekontor telefon. Sorter gjennom bunken og organisere hvert stykke papir i en passende haug. For eksempel, adresser og telefonnumre, brukernavn, nettstedsadresser og passord og pinkoder kan alle gå inn i en haug.

3 Lag en annen haug av gamle papirer som du ikke trenger. Disse kan resirkuleres eller makuleres og deretter resirkulert. Noen aviser har du sannsynligvis ikke trenger å holde dagligvare kvitteringer, gamle garantier, bruksanvisninger for produkter du ikke lenger eier, noen bil forsikring som ikke er din nåværende politikk, kvitteringer for kjøp som ikke lenger kan returneres og ikke kontorkostnader . Gamle regninger kan også resirkuleres.

4 Lag en skanning haug for papirer som du ikke trenger akkurat nå, men må holde. Disse kan være dokumenter som du kanskje trenger å referere til i fremtiden, men du trenger ikke originalene. For eksempel kan alle disse dokumentene skal skannes inn og lagre på din datamaskin: kontoutskrifter, investerings dokumenter, selvangivelse (skattemyndighetene godtar elektroniske dokumenter nå), og kvitteringer. Kvitteringer kan skannes inn og organisert til digitale filer, frigjøre mye av kontorlokaler.

5 Oppbevar originale, viktige dokumenter i en liten lås boks eller sikker. Oppbevar dokumentene og originale papirer som ikke lett kan erstattes. Ta med fødselsattester, bil titler, attestert dokumenter, testamenter, skilsmissepapirene, eller noen andre bindende, juridiske dokumenter. Disse viktige dokumenter vil alle nå være trygge, ute av syne, og pent lagret på ett sted.

6 For ideer, fungerer i fremgang og å gjøre lister, lage en prioritert haug. Skille ut hjemme papirer fra jobben papir hvis det gjelder.

Digital Storage Options

7 Finn ut om du ønsker å bruke din datamaskin, en web-basert lagringstjeneste, CDer, eller en backup harddisk til å lagre dine digitale dokumenter. Dette vil avhenge av hvor mange dokumenter du trenger å lagre, hvor sikkert de trenger å være, og hvem andre i ditt hjemmekontor trenger tilgang til dokumentene.

8 Skann i viktige dokumenter med datamaskinen skanneren. Oppbevar dem i organiserte data mapper på datamaskinen. Bruk en back up harddisk hvis du trenger mer lagringsplass. For delte dokumenter eller web-baserte dokumenter, bør du vurdere en gratis eller rimelige dokumentlagring nettsted.

9 Lag en prioriteringsliste for hjemmekontoret. Prioritetslisten vil omfatte avtaler, arbeider i fremgang og å gjøre lister, og andre viktige notater du trenger å se akkurat nå. Prioriteringslista kan bli laget med en klebrig pad-programmet på datamaskinen, en datamaskin notepad, eller et tekstbehandlingsprogram. Skriv inn all informasjon fra notatene og oppgavelister i dette dokumentet. Denne listen skal leve på skrivebordet ditt, og bør alltid være åpen. Når du har en ny idé, eller et element for å legge til listen, ikke når de gule lapper. Skriv det inn i listen og lagre den ofte.

10 Minimer hvor mye og hvor ofte du skriver ut dokumenter. E-dokumenter til deg selv eller andre når du trenger å dele et dokument på datamaskinen. Bruk en gratis online påminnelse tjeneste for å holde styr på viktig informasjon eller en handleliste.

11 Reduser uttalelser fra kunder og din egen fakturering ved å stole på digitale metoder når det er mulig. Endre alle hjemmekontor regninger til online uttalelser, og be om å slutte å motta papir uttalelser. Dette kan hjelpe deg å opprettholde papirløse hjemmekontor.

Hint

• Opprette en papirløs hjemmekontor vil ta litt tid.
• Take action, skanne eller sende noen papirer umiddelbart.
• La flate, rene områder fri for papir.
• Få et mindre skrivebord for å oppmuntre mindre papir pæling.
• Åpne posten over resirkulering bin, umiddelbart forkaster konvolutter og markedsmateriell.
• Ikke falle tilbake på gamle vaner med å fylle opp hjemmekontor med ekstra papir.