Hvordan lage en PDF-fil fra Access-rapporter

PDF står for Portable Document Format, og ble opprettet 1993 av Adobe for å gjøre det enkelt å dele filer på tvers av flere systemer. Den viktigste fordelen med en PDF er at dokumentet ikke kan faktisk endres i dette formatet uten bruk av en spesiell PDF editor. Dette er fordi en PDF er rett og slett et bilde av et trykt dokument. Hvis du bruker MS Access som database og trenger å kjøre rapporter for forvaltningen av selskapet, vil det behoove du kjøre rapporter som PDF-filer for å sikre at du beholder dataintegritet.

Bruksanvisning

1 Last ned gratis Primo PDF Converter (primopdf.com). Dette programmet vil legge konverteren til i listen over tilgjengelige skrivere slik at du kan lage PDF-dokumenter. Dobbeltklikk på installasjonsfilen og følg oppsett instruksjonene for å installere filen.

2 Åpne MS Access og kjøre rapporten på vanlig måte. Hver database er satt opp annerledes så sørg for at du kjører riktig rapport innenfor rammen av databasen.

3 Klikk på Windows-ikonet øverst til venstre på siden for Access 2007, eller klikk på "File" -menyen og bla ned til "Print" på Access 2003 når rapporten har åpnet. Rull ned til Print.

4 Når utskriftsvinduet åpnes, klikker du på rullegardinpilen ved siden av Skrivervalg og velg "Primo PDF." Klikk på "OK". Primo PDF åpnes. Klikk på oppløsning for PDF. Hvis du ikke ønsker å lagre filen i standardplasseringen, klikk på knappen ved siden av Lagre som beliggenhet og bla deg frem til mappen du ønsker å lagre i.

5 Klikk på "Create PDF" for å lagre den nye PDF-filen.

Hint

• Primo PDF gir deg muligheten til å opprette dokumenter som skal leses over en dataskjerm, skrives ut, eller i en presentasjon. Velg bruk for rapporten for å få best kvalitet PDF du kan.
• Pass på at du sletter PDF når du bruker det som dette vil være en kopi av en rapport som er nøyaktig i dette øyeblikk i tid. Når nye data legges inn i databasen, kan rapporten endres. Du vil alltid ønske å sørge for at du arbeider med riktig data