Hvordan lage en Recordset i Access 2007 for en rapport

Hvordan lage en Recordset i Access 2007 for en rapport


En Microsoft Access 2007-database er opprettet med det formål å lagre data for senere bruk. Mesteparten av tiden blir bare deler av informasjonen i databasen som trengs. For eksempel kan en kundedatabase har kundens navn, hva han kjøpte, pris, farge og kjøpsdato. Velge bestemte deler av databaseinformasjon kalles en spørring. Når du har valgt ønsket informasjon, er det presentert i en tabell kalt et recordset. Når du har opprettet et recordset, kan du bruke den i rapporter eller slå den inn i et diagram over grafen for å representere de forespurte dataene.

Bruksanvisning

1 Åpne Microsoft Access 2007.

2 Klikk på "Microsoft Office" -knappen øverst i venstre hjørne av skjermen. Velg "Open". Når dialogboksen vises, klikker du på databasen du vil jobbe med.

3 Klikk på fanen "Create", velg deretter "Query Design." Dette starter søket veiviseren og viser alle tabellene som inngår i databasen.

4 Velg tabellene du vil ha med i søket. Dobbeltklikk på filnavnet for hver tabell. Veiviseren vil legge det til søket. Når du har valgt alle de ønskede tabeller, klikk på "Close".

5 Velg feltene du vil inkludere i postsettet. Dra hvert av feltene til rutenettet. Hvis du bare vil visse resultater fra hvert felt, plassere filter forespørselen i "Kriterier" delen av rutenettet. For eksempel, hvis du bare vil kunder som har kjøpt grønne sofaer, type "grønn" i "Kriterier" -delen av "Color" -feltet, og "sofa" i "Kriterier" -delen av "Type" -feltet.

6 Lagre spørringen. Klikk på "Microsoft Office" -knappen. Klikk på "Lagre". Skriv inn et navn for spørringen i dialogboksen. Trykk "OK".

7 Kjør spørringen. Klikk på "Design" -kategorien. Klikk på "Run."

Hint

  • Hvis du ønsker å inkludere postsettet i et Excel-regneark, kan du eksportere den til Excel ved å velge "Excel" fra "eksterne data" -kategorien. Du kan også formatere postsettet som en e-post ved å velge "E-post" fra "eksterne data" -kategorien.
  • omfatter bare de nødvendige feltene for postsettet. Bruke flere felt enn du trenger vil avta spørringen veiviseren og gjør post overflødig og muligens ubrukelig.