Hvordan lage en WBS i Excel

Enten du prøver å planlegge nye ansatte på sine første prosjekter, administrere en organisatorisk slå sammen eller dele opp oppgaver for en lang helg med familien, prøver å delegere, avgrense og beskrive arbeid som må gjøres kan være en jobb i seg selv. Dra nytte av en funksjon i Microsoft Excel som heter SmartArt. Selv om noe gjemt bort på båndet, SmartArt tilbyr en quick-add samling av hierarkiske maler. Bruk dette hierarkiet for å skape en WBS struktur, en trickle-down topp til bunn liste over hva som skal gjøres, hvor mye av dine ressurser bør ta, og de forventede kostnadene ved prosessen.

Bruksanvisning

1 Start Excel. Klikk på "Sett inn" -kategorien. Klikk på "SmartArt" -knappen på båndet.

2 Klikk på "Hierarki" i kolonnen til venstre side av "Velg en SmartArt-grafikk." Velg det første alternativet i første rad - ikke bry deg om de farge representasjoner i høyre side forhåndsvisningsruten nå, som du kan endre det senere. Klikk på "OK" -knappen og SmartArt legges til Excel-regneark.

3 Dobbeltklikk på SmartArt grensen for å åpne "SmartArt Tools" -fanen øverst på skjermen. Klikk på "Text Pane" knappen på venstre side av båndet.

4 Skriv tittelen på WBS inn i toppen lærebok, for eksempel "2012 Department Store mål."

5 Skriv inn subhead i tekstboksen under den øverste, for eksempel "Ladies 'Fashions." Legg til flere tekstbokser hvis SmartArt ikke kom med nok ved å klikke på "Legg til Shape" -knappen på båndet. Hvis tekstboksen ikke passer inn i hierarkiet som planlagt, bruk "degradering", "fremme", "Flytt opp" eller "Flytt ned" knappene for å få plass til den. Tilsett resten av underoverskrifter som "smykker, "" barn "og" menn ".

6 Klikk inn i neste, nederste nivået av tekstbokser. Skriv inn ordet "arbeid" eller ønsket tilsvarende. Type hvor mye av den subhead areal er en prosentandel av det totale, og trykk deretter på "Enter" -tasten, skriver ordet "budsjett" og skriv budsjettet. For eksempel, hvis 65 prosent av arbeidet i varehuset vil bli utført av ansatte i ladies 'moter område, med et budsjett på $ 40 000, skriver du inn "Work: 65%, Budget, $ 40.000." Gjenta slik at hver subhead har en jobb og budsjett knyttet til den.

7 Klikk på "Endre farger" -knappen på båndet. Velg en ny farge stil, for eksempel en som passer din organisasjon eller merkevarebygging tema. Dette er valgfritt.

8 Hold markøren over elementene i "Oppsett" i båndet. Uten å klikke, er dette en måte å se din WBS struktur i en annen SmartArt mønster. Å faktisk endre oppsettet, klikker et element i denne delen av båndet. Hvis du vil angre og gå tilbake til din opprinnelige oppsettet, klikk på "Angre" knappen øverst i venstre hjørne av skjermen.

9 Klikk på "File" fanen. Klikk "Lagre som". Skriv inn et navn for WBS struktur regnearkfilen. Velg et sted å lagre regneark, for eksempel skrivebordet, og klikk på "Lagre" -knappen.