Hvordan lage et Excel-regneark

Hvordan lage et Excel-regneark


Nye brukere til Microsoft Excel ofte lurer på hvordan du kan starte og gjøre mest mulig ut av et Excel-regneark. Regneark brukes på mange måter, blant annet lister og, selvfølgelig, tallknusing. Du kan sortere data, utføre beregninger, sette inn kommentarer og skrive ut en fin rapport. Gjør deg kjent med hvordan du oppretter et regneark i Excel, og du vil ta det første skrittet for å mestre dette kraftig program.

Bruksanvisning

1 Det første trinnet i å skape et regneark er å åpne Excel og lagre en ny fil til datamaskinen din. Pass på at du inkluderer en "XLS" forlengelse på slutten av filnavnet. Dette identifiserer filen som et Excel-regneark. Når du har lagret filen, kan du begynne å legge inn dine data. Across den øverste raden, skriv header informasjon i hver kolonne. Overskriftene er kolonneetiketter som kan inkludere ting som fornavn, etternavn, tittel, pris, Kommentarer og mange andre. Etter at du har angitt overskrifter, begynne å legge inn dine data. Du har nettopp opprettet din første regnearket! Det neste trinnet er å legge bjeller og fløyter.

2 Legg et profesjonelt preg regnearket ved å fylle alternativene Page Setup. I nyere versjoner av Excel, er denne menyen under kategorien Page Layout; i tidligere versjoner, se under Fil-menyen. Du må kanskje justere margene å passe dataene dine. Hvis du har flere sider, kan du kondensere rapporten ved å redusere marginene på de fire sidene av regnearket. Du må også velge en Orientering - velg enten "portrett" eller generelt, antall kolonner du bestemmer hvilken orientering er best egnet til et bestemt prosjekt "landskapet.". Bruk landskapet hvis du har mange kolonner; Ellers bruker portrett. Du kan også velge å få øverste rad (header info) gjenta på hver side, noe som kan være nyttig. I topptekst og bunn detalj område (på "Sett inn" -kategorien i nyere versjoner av Excel og under "View" -menyen i eldre maskiner), skriver du inn tittelen på dokumentet i overskriften og antall sider i bunnteksten.

3 Gjøre beregninger i Microsoft Excel krever nøye oppføring av dine data. En feil kan kaste av hele regnearket. Her er et eksempel på hvordan å gjøre en enkel addisjon / subtraksjon beregning med valuta. I kolonnen der du vil legge inn en valutaverdi, klikk på overskriften knappen på toppen av kolonnen for å markere hele kolonnen; velg deretter et valutaformat for kolonnen. I nyere versjoner av Excel, kan dette bli funnet ved å klikke på "$" i kategorien Hjem, og for eldre datamaskiner, ved å gå til "Formater celler" -menyen. På bunnen av siden, klikker den siste cellen i kolonnen, og klikk deretter på "Sum" knappen på menylinjen - det ser ut som en fancy kapital "E." Excel vil automatisk telleapparat opp nummeret ditt, men det kan ikke merke hele kolonnen, slik at du må klikke på rutene på kanten av høydepunktet boksen og dra den opp over data som du ønsker å inkludere. Trykk "Enter" på tastaturet og beregning vil vises. Hvis du har skrevet negative tall, vil disse verdiene bli trukket.

4 Det siste trinnet i å lage en hyggelig regneark er å kle den opp litt av bluss med. Du kan legge en ramme rundt kanten av regnearket. Marker regnearkdata, åpne "Formater celler" og gå til "Borders". Velg type ramme du vil. Du kan også fargekode hver celle eller rad annerledes, noe som kan være svært nyttig når du trenger å sette en type data ut fra en annen. Muligheten til å fylle en celle med farge er i "skyggelegging" sub-menyen under "Formater celler." Velg farger. For profesjonelle rapporter, er det best å bruke dempet gult, grønt og blått. Du kan også være lurt å legge til en kommentar til en celle. Klikk på cellen, klikker du på "Sett inn" -menyen og klikk "Kommentar". En boks vises forankret til cellen, og du kan skrive i den.

Hint

  • Når du er i en Excel-celle, og du ønsker å gjøre et linjeskift, skriver noen data på den første linjen, og deretter trykke på "Alt" og "Enter" tastene sammen - du vil gå videre ned en linje uten å forlate cellen og du kan begynne å skrive en ny linje.
  • Hvis du raskt vil begrense en kolonne, dobbeltklikker du på kanten av overskriften knappen og kolonnen vil bli redusert til det bredeste teksten i denne kolonnen.
  • Hvis du krympe marginene, være sikker på at topp- og bunntekst data er fortsatt synlig utenfor boksen i regnearket.