Hvordan lage PDF-filer med MS Word PDFMaker

Portable Document Format (eller PDF som det er allment kjent) har blitt standard bærbar og trykt dokument format. Skaperen av spesifikasjonen, Adobe, gjør det enkelt for brukerne å få tilgang til og lage PDF-filer. Faktisk er det mulig å installere og bruke PDFMaker programvare som integreres sømløst med Microsoft Word, slik at du kan lage PDF-filer fra Word-dokumenter.

Bruksanvisning

Forbered ditt system for å lage PDF-filer

1 Installer Adobe Acrobat Suite på datamaskinen. Selv om Adobe gir Acrobat Reader gratis, for å lage eller arbeide med PDF-filer på en mer sofistikert måte, er det nødvendig å kjøpe og installere Adobe Acrobat Suite (Professional eller Standard-versjonen). Når det er installert, men det finnes en rekke nedlastinger tilgjengelig for å forbedre programmet.

2 Last PDFMaker fra Adobes hjemmeside og installere den (se Ressurser nedenfor). Installasjonen er ganske enkel; alt du trenger å gjøre er å kjøre .exe-filen og sørge for at makroer er aktivert i MS Word. Det kan du gjøre ved å gå til "Verktøy" og deretter "Macro", deretter "Sikkerhet" og velge innstillingen "Medium". Ethvert dokument eller funksjon som bruker makroer vil da utløse en bekreftelse på vakt, slik at du kan aktivere PDFMaker.

3 Lagre en kopi av Word-dokumentet i det opprinnelige formatet. For å lage PDF, vil du være å endre standardskriver, noe som kan føre til at noen av de opprinnelige formatering data går tapt. Det er en god idé å ha en kopi av den opprinnelige, slik at du kan gjenopprette disse innstillingene.

4 Tilpass eventuelle utskriftsalternativer i Verktøy-menyen i MS Word. Nå er tiden inne for å tilpasse sidestørrelse, oppløsning eller andre alternativer som er spesifikke for dokumentet du skal konvertere.

5 Sett Adobe PDF-skriveren som standardskriver. Gå til "Start" og deretter "Innstillinger" og deretter "Skrivere" og klikk på "Adobe PDF" ikonet. Når dialogboksen vises, velg "Velg som standard."

6 Bevar innfødte fonter ved å konfigurere AdobePS skriverdriveren. I skriverens meny klikk på "Properties" og deretter "General" fanen. Velg "Utskriftsinnstillinger" og deretter "Layout" og deretter "Avansert" og aktivere Postscript-alternativer. Når du har gjort dette, velger du «Truetype Font Last ned" og velg "Native Truetype" fra dialogboksen.

Konvertere MS Word-dokumenter til PDF-filer i Acrobat

7 Åpne Adobe Acrobat og gå til Rediger-menyen. Velg "Innstillinger" og deretter "Konverter til PDF" og velg MS Office som programmet som du vil konvertere.

8 Klikk på "Rediger innstillinger" og velg konverteringsinnstillingene. Det finnes en rekke funksjoner som kan brukes i dette trinnet, inkludert oppretting et nytt filnavn, og at ulike tillatelser for PDF-filen.

9 Klikk på "Microsoft Office-dokumenter" i Filtype-listen, og bla etter filen du ønsker å konvertere. Klikk "Open" når du har funnet den, og vent mens dokumentet åpnes i MS Word. Når den åpnes, vil Adobe automatisk konvertere filen med PDFMaker.

Konvertere MS Word-dokumenter til PDF-filer i Word

10 Foreta justeringer til dokumentet for å redusere behandlingstiden. Det er en god idé å redusere antall skrifter i dokumentet og gjøre store tabeller eller diagrammer mindre. Du trenger også å justere margene til minst 0,8 tommer for å imøtekomme hyperkoblinger.

11 Velg konverteringsinnstillingene, hvis de ikke allerede er tilpasset dine standardinnstillingene. Velg "Adobe PDF (Maker)," deretter "Endre konverteringsinnstillinger" og bruke innstillinger og sikkerhets kategoriene for å gjøre eventuelle endringer i tillatelsene, filnavn eller tekst embedding.

12 Konvertere filen. Klikk på ikonet "Konverter til AdobePDF" på verktøylinjen i Word, eller velg "Adobe PDF" og deretter "Konverter til Adobe PDF."

1. 3 Gi navn til filen, velg en standardplassering, og klikk "Lagre".

Hint

• Det anbefales at alle åpne programmer lukkes før du bruker PDFMaker til å konvertere dokumenter i MS Word. Dette bør redusere den tid det tar å behandle filen.
• Hvis du har dokumenter som har diagrammer i dem, må du velge "Tegne objekter" alternativer i MS Word-utskriftsalternativer.