Hvordan Lagre formatering når e-post et Word-dokument

Når du sender en MS Word-dokument via e-post, er det ingen garanti for at den personen du sender det vil være i stand til å se din spesiell formatering som du hadde tenkt. Hvis du limer det inn i kroppen på en vanlig tekstmelding, kan mottakerens e-postprogrammet ikke gjenkjenner noen tegn eller det kan gjelde sin egen formatering. Resultatet kan bli rotete og feiljustert tekst. Det er flere metoder du kan bruke for å bevare Word-dokumentet formatering når du sender det via e-post.

Bruksanvisning

1 Send dokumentet som vedlegg. Hvis du ikke lime inn innholdet i dokumentet inn i selve e-posten, og deretter e-postprogrammet ikke kan endre formatering. Dokumentet vil vises som du ønsker å mottakeren hvis han har samme versjon av Microsoft Word du gjør samt eventuelle spesialtegn du har brukt som er overflødig til programmet.

2 Konverter Word-dokumentet til en webside. Klikk på "File" og velg "Lagre som" når dokumentet er åpent. Skriv inn et navn i "File name" feltet og velg "nettside" fra "Lagre som type" -feltet. Åpne e-postprogrammet, klikker du binders-knappen for å legge ved filen og velge det fra dialogboksen.

3 Gjør Word-dokumentet en Portable Document Format (PDF-fil) hvis du har et program som kan konvertere Word-dokumenter til dette formatet. PDF format er ikke påvirket av forskjeller i maskinvare, programvare eller operativsystem, og vil presentere formatert dokument som et bilde. Noen programmer du kan bruke til å konvertere filen inkluderer Adobe Acrobat, Openoffice og Universal Converter (se Ressurser).

4 Lagre filen som et rikt tekstformat (RTF-fil). Dette formatet koder formateringen, slik at det kan overføres, intakt, mellom ulike programmer, operativsystemer og utenheter. Åpne Word-dokumentet, klikk på "Lagre som" og skriv inn et navn på filen i "File name" feltet. Velg "Rich Text Format" fra "Lagre som type" -feltet og klikk "Lagre".

5 Endre e-postprogrammet fra ren tekst til rikt tekstformat. E-postprogrammer som Yahoo !, Gmail og Hotmail tilby denne tjenesten. Kopier innholdet i Word-dokumentet og lime dem inn i kroppen av e-postmeldingen. Din e-post programmet vil beholde formateringen for det meste, med mindre det oppstår tegn på at den ikke gjenkjenner.