Hvordan legge til en beregnet kontroll for å beregne Sum i Microsoft Access

Microsoft Access kan du tilpasse skjemaer og rapporter med beregnede kontroller. Det fjerner behovet for å telle manuelt, legge til eller multiplisere numre som er lagret i tabellene. Beregnede kontroller redusere tid, forbedre nøyaktigheten og oppdateres automatisk når objektet er endret. I stedet for å bruke tid sammen opp felt i en rapport, kan du konsentrere deg om å tolke og kommunisere dine data. Du kan plassere beregnede kontroller i enten et skjema eller en rapport.

Bruksanvisning

1 Åpne skjemaet eller rapporten i "Design View" ved å høyreklikke på tittelen på navigasjonsruten og velge "Design View." Hvis skjult, maksimere båndet på toppen av siden ved å klikke på thumbtack symbol i øvre høyre hjørne. Hvis du bruker Access 2007, høyreklikker du på mørk blå linjen og fjerner markeringen for «Minimer båndet."

2 Velg "Text Box" kontroll på "Design" -kategorien av båndet. Plasser den beregnede kontroll på toppen eller bunnen av en form eller rapporten, avhengig av hvor du ønsker å vise det. Hvis skjemaet eller rapporten header og bunntekst er skjult, høyreklikk på skjermen og velg "Form topp- / bunntekst" eller "Rapporter topp- / bunntekst."

3 Klikk under segmentet som du ønsker å vise sum. Skriv inn uttrykket i tekstboksen i følgende format: = Sum ([field1]), erstatter "field1" med feltet som du vil totalt. Bytt til skjemaet eller rapporten sikte på å gjennomgå endringer ved å klikke på "Vis" -knappen på "Home" -fanen på båndet.

Hint

• For å beregne en sum basert på en gruppe poster, aktivere "Gruppering" -funksjonen og legge kontrollen til gruppert feltets bunntekst.