Hvordan lenke rapporter i tilgang

Microsoft Access er et database program som lar brukerne lage tabeller som har linker eller relasjoner med andre tabeller i samme database. Denne informasjonen kan deretter vises i rapporter. Rapportene er brukt for å vise dataene i tabellene og dermed rapportene selv ikke er tilknyttet, men dataene innenfor tabellene er koblet ved bruk av spørringer.

Bruksanvisning

Opprett tabellene

1 Åpne Microsoft Access og opprette en ny database.

2 På venstre side av databasen vinduet, klikk på "Tabeller" som ligger under "Objekter" overskriften.

3 Dobbeltklikk på "Lag tabell i utformingsvisning." En tom tabell rutenett åpnes.

4 Skriv inn navnene på tabellfelt. For eksempel, hvis du oppretter en kundedatabase, kommer du inn "Customer ID", "Name" og "Address". Velg også hvilken type data vil bli inngått hvert av disse feltene, som tekst, tall eller valuta.

5 Sett en primærnøkkel. En primærnøkkel er et felt som inneholder unike data i hvert felt, for eksempel et kundenummer, personnummer eller telefonnummer. Klikk på feltet du ønsker å bruke som primærnøkkel og høyreklikk. I eksempelet med kundedatabasen, klikk på "Customer ID" -feltet og deretter høyreklikk. Velg "Primary key" fra menyen. Når du er ferdig med å legge inn disse feltene, klikk på "File" fra rullegardinmenyene på verktøylinjen og deretter "Lagre". Klikk på "X" øverst til høyre for å lukke bordet.

6 Følg trinn 2 til 5 for å opprette en ny tabell som skal inneholde bestillingsinformasjon. For kundedatabasen eksempel kan denne tabellen inneholde informasjon som "Customer ID", "Produktnavn", "Product Number" og "Price". Sett en primærnøkkel for denne tabellen også. Som i trinn 5, klikker du på "Customer ID" -feltet, høyreklikk og velg "Primary nøkkelen." Lagre og lukk bordet når du er ferdig.

7 Fylle begge disse tabellene. Fra databasen vinduet, dobbeltklikker du på den første tabellen du opprettet. Inn data i denne tabellen. Dine data lagres automatisk hver gang du klikker på en ny celle. Når du har lagt inn alle dataene, klikker du på "X" øverst til høyre i vinduet for å lukke denne tabellen.

8 Gjenta trinn 7 for den andre tabellen opprettet, noe som gjør at de viktigste nøklene - de "kunde-ID" i eksempelet - er identiske for begge tabellene.

Lag Query

9 Fra venstre side av databasevinduet, klikk på "søk" og deretter dobbeltklikke på "Opprett spørring i utformingsvisning." Når spørringen åpnes, blir du bedt om å velge hvilket bord du ønsker dette søket for å inkludere data fra.

10 Klikk på bordene du bare opprettet en om gangen, og klikk "Legg til" etter hvert. Hvis du setter opp tabellene riktig ved å ha Customer ID i begge tabeller satt som primærnøkkel, deretter bordene bør knyttes av Kunden ID-feltet. Dette vil bli markert med en svart linje trukket mellom de to tabellene fra kunde-ID-feltet.

11 Bestem hvilke felt fra hver av disse tabellene du ønsker å dukke opp i rapporten. For å legge til alle feltene fra tabellen, klikker du på

"" plassert på toppen av hvert bord boksen og dra den til den første åpne "Field" boksen ligger i bunnen rutenettet. For å legge til feltene ett om gangen, klikker du på feltet du vil legge til spørringen og dra det til neste åpne "Field" boksen. For eksempel, hvis du vil at rapporten skal vise kunden ID, kundens navn, adresse, produktnavn, produkt-ID og produkt pris, og klikk deretter på "" i "Tabell 1" og dra den til den første åpne "Field" boksen. Klikk deretter på "Produktnavn", "Product Number" og "pris" fra "Tabell 2" og dra dem én gang til en åpen "Field" boksen. Klikk "Fil" og deretter "Lagre" og avslutte søket skjermen.

Opprett rapporten

12 Fra databasen vinduet, klikk på "Rapporter" og dobbeltklikk på "Opprett rapporter ved hjelp av veiviseren."

1. 3 Fra rapportene veiviser teksten, velger du spørringen du nettopp opprettet fra "Table / Query" drop-down menyen. Klikk på ">>" for å flytte alle feltene fra venstre boksen til høyre boksen. Fortsett gjennom det neste settet med designmuligheter.

14 Når design alternativene er valgt, tittel rapporten, og klikk "Finish". Dataene er basert på spørre med koblede tabeller skal nå vises i rapporten.