Hvordan Match datatyper for å forberede seg på å importere data inn tilgang

Microsoft Access databaser har en funksjon som gjør det mulig for import av data fra regneark eller andre datafiler. Tilgang vil prøve å gjette hvilken type data som vises i en bestemt kolonne, men det kan ikke oppdage feil. De resulterende falske konverteringer som er vanskelige å finne, og hvis utbredt, kompromittere nytten av dataene. Slike feil kan reduseres dersom dataene er satt inn i et bestemt format, alle oppføringene i en kolonne er av samme format, og Access er strukturert for å lese dette formatet, og tildele riktig datatype for kolonnen hvor dataene skal ligge.

Bruksanvisning

1 Undersøker dataene for å sikre at den er strukturert for å danne horisontale rader av data, og vertikale kolonner med typer data. Sjekk dataene for å sørge for at hver post har samme datatype på samme sted, en rekord som en rad i tabellen, eller regneark eller en linje i et avgrenset fil. Sjekk om kolonner med data i postene har unike feltbetegnelser, og hvis de gjør det, sørge for at disse feltnavn vises i første linje av postene. Kontrollere at feltnavnene ikke ha mellomrom, ikke begynn med tall og inneholder ikke tegnsetting.

2 Open Access, og opprette en ny database. Velg "bord", høyreklikker du på vinduet og velg "Import". Marker tabellen, regneark eller avgrenset filen du vil importere, og sjekk feltnavnene som import veiviseren har valgt for deg, slik at de samsvarer med den første linjen i filen. Hvis importerte filen ikke har en første linje med feltnavn, sjekk at Access har korrekt tildelt egne feltnavn.

3 Klikk på "Neste" -knappen, og verifisere feltdatatyper. Endre feltnavn hvis de ikke er det du ønsker. Endre datatyper som Access har tildelt, basert på analysen av dataene. Velg riktig datatype fra rullegardinmenyen i datatype boksen. Tildele "Text" datatypen dersom dataene ikke vises riktig, og ingen beregninger med verdien av dataene vil være nødvendig. Sjekk "Ikke Importer Denne Field" boksen hvis en kolonne ikke skal importeres.

4 Klikk "Next" og sjekk om Access har korrekt tildelt en primærnøkkel, en unik identifikator for hver post, til dataene. Hvis dataene har en primærnøkkel, sørg Access har identifisert den. Hvis du ikke har en primærnøkkel i dataene, velger du "Let Tilgang legge primærnøkkel" -knappen, og se Access legge til en kolonne for å kjøre tall for å identifisere hver post.

5 Klikk "Next", og sjekk navnet Import inger har tildelt for datatabellen. Endre navnet til den du ønsker. Klikk på "Finish", og se om det har vært noen feil under import - Tilgang vil åpne et vindu rådgivning hvor du finner en fil med informasjon om feilene. Hvis det har vært feil fordi dataene ikke kunne identifiseres, enten endre dataene manuelt i Access-databasen, eller endre dataformatet i den opprinnelige filen, og importere på nytt.

Hint

• Hvis du ikke trenger å utføre beregninger med datoer, men fortsatt vil ha dem til å sortere riktig, formatere dem som tekst, og skriv dem som år / måned / dag.
• Hvis dataene ikke er konsistent, noe som betyr at hver oppføring i en kolonne må være den samme format og datatype, kan det hende at importert Access database være ubrukelig, avhengig av hvor alvorlige uoverensstemmelser er.