Hvordan Merge dokumenter i Word

July 13

Når du oppretter et flettedokument, tar du informasjon fra en datafil og sette inn de riktige dataene inn i samme dokument for hver post i dataene. For eksempel ønsker du å sende en ferie brev til alle i adresseboken. I brevet ditt, vil du noen elementer å være for den enkelte mottar den, og ennå du ikke ønsker å skrive 200 enkeltbokstaver. Flette dokumenter lar deg tilpasse en masseutsendelse.

Bruksanvisning

velge data

1 Etter å ha åpnet Microsoft Word, velg "Letters" fra menyen under overskriften "Velg dokumenttypen." Klikk "Next: Oppstartsdokument."

2 Velg et dokument oppsettalternativ fra listen. Du kan velge å bruke dokumentet til venstre (fortsatt blank), plukke en mal eller velg en fil du har jobbet med i det siste. Når du har valgt dokumenttype, klikker du på "Neste: Velg mottakere."

3 Velg et alternativ for dine data. Du har kanskje en eksisterende adresseliste du ønsker å bruke fra Outlook eller din egen database. Hvis du ikke har en adresse liste utarbeidet, velge "Type ny liste." Hvis du har en eksisterende liste på datamaskinen, kan du klikke på "Browse" for å finne filen på datamaskinen. Når du har valgt et alternativ, klikker du på "Neste: Skriv brevet." Når du klikker på "Next", Word vil gi deg muligheten til å bruke hele listen du har valgt eller valgte et ledd fra den listen. Gjør dine valg, og klikk "OK."

Skrive Letter

4 Skriv brevet ved å skrive i det åpne dokumentet. Hvis du ønsker å inkludere personens adresse på toppen, klikker du på "Address block" knappen på høyre meny. Det vil gi deg alternativer for hvor mye og i hvilket format for å skrive ut adresseblokken. Gjør dine valg, og klikk "OK." Du vil merke en kode i vinklede parentes vises øverst på siden der du vil at adressen skal vises. Disse kodene vil fortelle Word hvor du skal sette inn adresseinformasjonen for hver av mottakerne. Hvis du ønsker å inkludere en personlig hilsen, klikk på "Hilsen line" knappen og velger formatet du vil bruke. Når du har gjort dine valg, klikk på "OK", deretter "Next. Forhåndsvis brevene"

5 Bla gjennom alle bokstavene og sørge for at det ser ut som du vil det skal vises. Kontroller at listen over mottakere er riktig. Du kan fjerne noen ekstra navn eller legge til nye. Når listen er riktig, klikker du på "Neste: Fullfør flettingen."

6 Kontroller at brevene er klar til å skrive ut. Du kan også legge til tilpassing til individuelle bokstaver hvis du ønsker. Når du har gjort de siste endringene, klikk på "Skriv ut". Din e-post er klar til å gå inn i konvolutter og av til postkontoret.

Hint

Du kan bruke adresseliste for å opprette adresseetiketter eller konvoluttene for enkel adressering av post. Gjenta trinnene ovenfor, men velg "Konvolutter" eller "Etiketter" fra menyen i trinn 1 i stedet for "Letters".