Hvordan Merge et Excel-regneark i Word etiketter

Hvordan Merge et Excel-regneark i Word etiketter


Tilbringe et par hundre dollar på Microsoft Office 2007 kan virke som en sløsing med penger ved første øyekast. Den tid og frustrasjon lagret når du bruker Excel database med navn og adresser som du allerede har bygget i stedet for å gjenskape det i Word vil være vel verdt den ekstra penger, men. En utskriftsfletting kan trekke informasjon fra Excel-databaser for å hjelpe deg med å lage personlige dokumenter som standardbrev, konvolutter, adresseetiketter og produksjon informasjonsark som gir bedriften et viktig profesjonelt preg.

For å hjelpe utskriftsflettingsprosessen gå jevnere og bidra til å eliminere noen formateringsproblemer, label seks kolonner i Excel-regnearket som identifiserer de ulike delene av etikettene. For eksempel, hvis du bruker en adresseliste, inkluderer fornavn, etternavn, adresse, by, stat, og postnummer. Inkluder andre kolonneoverskriftene som tittel eller land, for eksempel hvis de er relevante for adresselisten.

Bruksanvisning

1 Åpne Word. Klikk på "masseutsendelser" fanen i Word 2007, deretter på "Start utskriftsfletting."

2 Klikk på "Etiketter". Velg type skriver du bruker til å skrive ut etiketter, etikett produsent og produktnummeret i "Etikett Alternativer" i dialogboksen.

3 Klikk på Office-knappen øverst til venstre del av Ordet skjermen hvis dette er første gang du har koblet til en datakilde i Word. Klikk "Advanced", "Generelt" og deretter "Check File Format Conversion på Open". Klikk på "OK".

4 Klikk på "Velg mottakere" på fanen "masseutsendelser" og deretter "Bruk eksisterende liste." Bla for Excel-regnearket som trengs i "Velg datakilde" dialogboksen. Dobbeltklikk på den. Klikk på "MS Excel-regneark via DDE

(.xls") i "Bekreft datakilde" dialogboksen, og deretter OK. Klikk på "Vis alle" hvis du ikke ser "MS Excel-regneark via DDE (.xls)" i "Bekreft datakilde" dialogboksen.

5 Velg "Navn eller Cell Range» i Microsoft Office Excel dialogboksen og gå inn i celleområde eller regneark med den informasjonen du ønsker å slå seg sammen.

6 Klikk på "masseutsendelser", "Start utskriftsfletting", "Edit Mottakerliste" hvis du ønsker å velge et delsett av enkelte poster (rader i Excel) for å inkludere i listen din. Sjekk eller fjern merket enkelte poster som trengs ved å klikke på haken ved siden av individuelle mottakere som kommer opp. Et annet alternativ er å klikke på en av de sammensatte felt som inkluderer regelmessig brukte kombinasjoner av informasjon som "Adresse Block". Klikk på "masseutsendelser", "Skriv og Insert Fields" og "Match Fields" hvis du vil koble Words flettefelt til Excel kolonnedata. Velg kolonneoverskriftene fra rullegardinmenyene til høyre på hver rad som tilsvarer de deler av en adresse på venstre side av "Match Fields" i dialogboksen. Ikke alle av adresse delene vil matche en kolonneoverskrift. De vil dukke opp som tomme plassholdere på etiketten.

7 Klikk på etiketten dokumentet der du vil sette inn det første feltet av informasjon. Klikk "masseutsendelser," Write og Insert Fields "for å legge til adressen blokk eller enkelte feltene på etikettene. Bruk tegnsetting som mellomrom, sletting av mellomrom eller komma for å gjøre etikettene ser som du ønsker. Klikk på" Oppdater Etiketter "i" Skriv og sett inn felt. "Format datafeltene i en etikett med skrift, tekstfarge og andre endringer du ønsker å gjøre.

8 Marker etiketten du formatert. Trykk "Ctrl-Shift-C" på tastaturet for å kopiere formateringen av etiketten. Klikk "Ctrl-A" for å markere alle etiketter, og deretter "Ctrl-V" for å lime formateringen til alle etikettene.

9 Klikk på "Forhåndsvis Resultater" i "masseutsendelser" -kategorien. Klikk "Next Record" og "Forrige Record" for å forhåndsvise hver etikett i dokumentet. Klikk "Finn mottaker" for å se på en bestemt etikett.

10 Klikk på "masseutsendelser", "Finish", "Finish og Merge", "Edit enkeltdokumenter." Velg om du vil redigere etiketten for tiden på skjermen, et sett med etiketter, eller alle etikettene. Etikettene du vil redigere vil bli lagret i en egen fil. Lagre hoved etiketten fil hvis du ønsker å jobbe med etiketten satt igjen i fremtiden.

Hint

  • Sørg for at du ser nøye på hver side av etiketter for å se at etikettene ser ut slik du vil ha dem til. Du må kanskje justere skrift eller avstanden på noen for å få dem til å passe riktig på etikettene.
  • Lag tilpassede etiketter i Merk dialogboksen Alternativer hvis etikettene ikke samsvarer med noen av de forhåndsvalgte produsentens produkter.