Hvordan Merge Word og Excel ved hjelp av et standardbrev

En brev er et maskinskrevet brev i Microsoft Word som er matet informasjon fra en tilkoblet database. Denne type brev som gjør det mulig å komponere, skrive ut og sende det samme brevet til en gruppe av forskjellige mottakere. Du kan bruke Microsoft Excel sammen med Word til å lage din brev. Dataene ligger i Excel, mens du opprette og lage ord som utgjør brev i Word.

Bruksanvisning

1 Skriv inn dine data i Microsoft Excel. Plasser hver bit av data inn i sin egen spesial heter kolonne. For eksempel, for en bokstav du mest sannsynlig lagre en liste med navn og e-postadresser, så gi kolonnene "Fornavn", "Etternavn", "Gateadresse 1," Gateadresse 2 "," City "," State, "og" postnummer. "Legg kolonner som det passer deg. Skriv inn tilsvarende data for hver person på listen din.

2 Lagre og lukk Microsoft Excel-filen når du er ferdig med å legge data. Gå til Microsoft Word.

3 Klikk på "masseutsendelser" eller "Verktøy" på hovedmenyen i Word (avhengig av versjon). Velg "Start utskriftsfletting."

4 Velg "Letters" fra listen over alternativer.

5 Komponer din brev (også kalt "Hoveddokumentet") i det tomme dokumentet du har åpent. Hvis du vil formatere brevet i en formell stil, Plasser adresse etterfulgt av dato på toppen, deretter mottakerens navn og adresse (la en plassholder her for nå), hilsen ( "Kjære herrer og Madams») neste, skriver budskap under det, og så til slutt skrive den avsluttende ( "hilsen"). Navn og lagre brev i Word. Holde den åpen.

6 Klikk på "Velg mottakere", "Open Data" eller et lignende alternativ fra din "Utskriftsfletting" verktøylinjen. Velg "Bruk eksisterende liste" fra alternativene.

7 Velg ".xls" fra "Files of Type" drop-down listen i "Velg datakilde" dialogboksen. Finn Excel-filen du lagret i trinn 2, og klikk "Åpne". Velg regnearket der du skrev inn data fra dialogboksen og klikk "OK."

8 Gå tilbake til hoveddokumentet (brevet). Klikk "Sett inn flettefelt" fra "Utskriftsfletting" verktøylinjen. Du ser en liste over alle kolonnene som du opprettet i Microsoft Excel datafil (disse er nå kalt "feltene" i Word).

9 Velg "fornavn" feltet først. En referanse setning (<< First_Name >>) vises i dokumentet. Plasser setningen der den skal være i brevet (som en del av mottakeradressen og muligens hilsenen i tillegg). Nå vil alle forekomster av første navnene på datalisten vises i det området av brevet. Gjenta denne handlingen for alle dine feltnavn.

10 Klikk på "Finish & Flett" fra "Utskriftsfletting" verktøylinjen og velg "Edit enkeltdokumenter." Velg poster fra dataarket som du vil slå sammen, og klikk "OK." Alle brevene, med datainformasjon integreres, vises på skjermen.

11 Rediger mottakerliste enten ved å klikke på "Rediger Mottakerliste" på "Utskriftsfletting" verktøylinjen eller ved å redigere data dokument i Microsoft Excel.

Hint

• Bryt dataelementer i Excel ned så mye som mulig. For eksempel, i stedet for "Name" bryte det ned i "Fornavn" og "Etternavn". Dette gir deg mer fleksibilitet når du sortere eller referere disse dataelementer.
• Hold begge filer (Word brev og Excel-data) i samme mappe. Hvis du flytter Excel-filen, vil programmet ha problemer med å finne data.