Hvordan Microsoft Access Works

Access er en database management program som ble opprettet av Microsoft. Den lar deg opprette, administrere og vise data effektivt. Du trenger ikke å være programmerer for å bruke Access. Det enkle brukergrensesnittet gjør det enkelt å lære og bruke.

Tilgang fungerer som en database manager. Databasen består av tabeller som du kan lage på flere måter: (1) ved hjelp av veiviseren, (2) ved å bruke utformingsvisning, eller (3) ved å skrive data direkte inn i en tabell. Hvis du er ny til Access eller trenger for å lage en tabell raskt, er veiviseren veien å gå. Du kan legge til / endre navn på felt, tabellen navnet, legge til en primærnøkkel, og finne relaterte tabeller.

Tilgang fungerer som en valideringsverktøy. Det sikrer at hver oppføring matcher datatype du har angitt. Du kan angi en datatype for hvert felt i utformingsvisning ved å velge en datatype fra rullegardinlisten.

Tilgang beskytter databasen fra doble oppføringer. Du kan legge til primærnøkler til tabellen for å gjøre oppføringene unik.

Tilgang sparer du tid ved at du kan koble relaterte tabeller. Du kan bruke oppslags veiviseren for å finne et beslektet felt i tabellens utformingsvisning. Hvis du vil vise eksisterende relasjoner, traff F11 og klikk på ikonet relasjoner på verktøylinjen din. Velg «Vis alle relasjoner" for å vise alle relaterte tabeller i databasen. Du vil se en linje som forbinder relaterte tabeller og deres relaterte felt.

Du kan bruke Query verktøyet til å utføre enkle / komplekse beregninger, oppdatering og spørring data. For å gjennomføre et søk, velg "søk" fra databasevinduet og velge utformingsvisning eller wizard.

Tilgang fungerer som et søkeverktøy. Den bruker indekser for å hjelpe deg å sortere og finne poster raskt. Å indeksere et enkeltfelt, åpne en tabell i utformingsvisning. Velg feltet du vil indeksere. Klikk indeksert eiendom boksen fra det nederste vinduet / fanen General og angi om du ønsker duplikater. Å indeksere flere-felt, klikker du på indekser ikonet fra verktøylinjen. Legg til et navn under "Index Navn" -kolonnen. Velg en "Field Name" fra drop-down og velge sorteringsrekkefølgen.

Tilgang hjelper deg å generere rapporter og skjemaer effektivt. Du kan vise / skrive ut data ved hjelp av rapporter og oppdatere dine data ved hjelp av skjemaer. For å lage et skjema med veiviseren, velg et bord fra rullegardinlisten og legge det feltet du vil bruke. Velg en layout, stil og navn for skjemaet. Velg å endre design ytterligere eller begynn å registrere data. For å lage en rapport, velg "Rapporter" fra Database-vinduet under Objects og klikk på "Ny" knappen. Velg type rapport du ønsker å opprette, og følg veiviseren.

Tilgang ikke bare fungerer som et frittstående program, men det fungerer også med andre programmer, for eksempel Excel, Outlook og Sharepoint. Det gjør administrere databasen enkelt, slik at du kan importere / eksportere data uten å måtte skrive inn dine data. Hvis du er lei av å administrere dine data i separate filer, kan Tilgang hjelpe deg å få orden.