Hvordan opprette og oppdatere en gruppe ID eller distribusjonsliste i Outlook

Å kunne lagre kontakter i adresseboken og deretter bruke denne boken til å velge folk til å sende e-post til, er en flott tid saver. Hvis du arbeider med flere lag eller har grupper av mennesker du ofte e-post på samme tid, så kan du spare enda mer tid ved hjelp av en distribusjonsliste. En distribusjonsliste i Outlook er det samme som en gruppe-ID eller gruppenavn i andre e-verktøy. Distribusjonslisten er enklest å sette opp hvis du allerede har kontakter i adresseboken din.

Bruksanvisning

1 Opprett en distribusjonsliste som en del av adresseboken. Velg "File" og deretter velge "Ny" fra undermenyen. På neste undermeny, velg "distribusjonsliste."

2 Skriv inn et navn på listen. Hvis listen er for et lag bør du bruke lagets navn, prosjektnavn eller et akronym for laget. Hvis listen er for en annen gruppe, skape et navn som du lett vil huske.

Bruk "Velg medlemmer" -knappen for å få opp Velg medlemmer vinduet, hvor du vil bla gjennom adresseboken for å legge til navn på listen. Klikk på "medlemmer" -knappen i Velg medlemmer vinduet for å kopiere navnene du ønsker i listen på venstre side til høyre side. Når du er ferdig med å legge navn, klikk på "OK". Du kommer tilbake til distribusjonsliste vinduet, og det vil være befolket med medlemmene du valgte. Hvis du gikk glipp av noen, klikker du bare på "Velg medlemmer" igjen for å finne flere personer.

Hvis ønskelig, kan du også legge til personer i listen som for øyeblikket ikke er i adresseboken, ved hjelp av "Legg til ny" -knappen på distribusjonslisten vinduet. Eller du kan fjerne folk fra listen som du ikke ønsker å ha i listen ved hjelp av knappen "Fjern". Bruk "Merknader" -kategorien for å legge til valgfrie data om ditt lag eller gruppe som skal lagres med listen.

3 Lagre distribusjonslisten ved hjelp av "Lagre og lukk" på verktøylinjen. Du bør se Outlook-vinduet du var på før du starter distribusjonsliste funksjonen. Hvis du flytter til Kontakter vinduet, vil du se din distribusjonsliste der.

Hint

• Hvis du vil vise eller oppdatere en av dine distribusjonslister, bør du klikke på "Kontakter" -ikonet på Outlook Snarveier bar. Dette vil vise kontaktlisten. Bla gjennom kontaktene dine til du ser listen du vil oppdatere. Distribusjonslister vil ha en dobbel-head-ikonet ved siden av navnet for å indikere at det er en liste som inneholder mer enn én kontakt. Eller hvis du husker hva du kalte listen, kan du bruke bokstavene på høyre side av vinduet for å gå raskt til kontakter og distribusjonslister som starter med bokstaven du brukte på begynnelsen av listen navn. Dobbeltklikk på den listen du vil vise eller oppdatere og distribusjonslisten vinduet vil vise med data slik at du kan redigere listen. Hvis du gjør noen oppdateringer, må du huske å lagre endringene. Når distribusjonslisten vindusutstillinger, kan du bruke opp (forrige rekord) og ned (neste post) pilene på verktøylinjen for å bla gjennom og enkelt oppdatere eventuelle kontaktlinser poster.
• Neste gang du ønsker å sende en e-post til dette laget eller gruppen, klikker du på "Address Book" av å eller kopiere felt. Velg distribusjonsliste fra kontakter ved å dobbeltklikke på navnet eller med TIL, CC eller BCC-knappen og klikke "OK" når du er ferdig med å legge til mottakere. Når e-posten er sendt, vil det legge opp alle medlems e-post adresser til e-post slik at alle medlemmer får det.
• For å slette en distribusjonsliste, med den listen vises i distribusjonsliste vinduet, gå til menyen og velg "File" og deretter "Slett". Listen vil da bli borte, men de enkelte kontaktene vil forbli i adresseboken hvis de ble lagt der.