Hvordan organisere datafiler

Det beste med innlevering dokumenter på en datamaskin kan også være
største utfordringen: Du er helt gratis å lage noen registreringssystem
som fungerer for deg. Før alle filene dine ender opp stablet som vet
der, få orden på harddisken din. Tenk på all den tid og energi
du vil spare hver gang du trenger å finne en fil i fremtiden.

Bruksanvisning

1 Sett opp bred kategori mapper i Mine dokumenter (i Windows) eller på harddisken (i en Mac OS). Les 185 Lag en Flawless registreringssystem for forslag på etiketten navn.

2 Sett opp undermapper innenfor hver kategori. For eksempel, liksom finansielle dokumenter ved år eller type, og familierelaterte dokumenter av person.

3 Bruk datamaskinens sorteringsfunksjon. Sett "AAA" (eller et mellomrom) foran navnene på de mest brukte mapper og "ZZZ" (eller en kule) foran de minst brukt seg, så den tidligere flyte til toppen av en alfabetisk liste og den sistnevnte går til bunnen. Eller bruker 01, 02, 03 og så videre.

4 Angi standardmappen datamaskinen lagrer filer i Dette gjøres vanligvis i preferansemenyen -. I Word for Windows XP, for eksempel trekke ned menyen Verktøy til Valg, klikk på fanen Filplasseringer, velger Dokumenter, og klikk på Endre .

5 Sortere filer som passer dine behov. Sorter etter dato, for eksempel for å finne filen du arbeidet med sist. (I Windows XP, dra ned på Vis-menyen, velg Ordne ikoner etter og velger Modified. Mac-brukere skal klikke på vinduet de vil sortere, trekke ned på Vis-menyen til Som liste, og velg deretter Av endringsdato.) Eller sort av slag eller type å gruppere alle regneark, for eksempel.

6 Bruk meningsfylte filnavn for dokumenter. Et filnavn som Resume er mindre nyttig enn Resume_Sales_10_2004. Husk å ikke bruke skråstreker, kolon, stjerner eller noe tegnsetting andre enn en enkelt periode før suffiks.

7 Hold avgrense arkivsystem slik at det fungerer bedre og bedre. Gi nytt navn eller omorganisere mapper og arkivere eller søppel inaktive. Unngå å kopiere mapper, spesielt de som inneholder bilder eller andre store filer; du vil fylle opp harddisken din og skape forvirring.

8 Bruk Lagre som funksjonen når du ønsker å holde et uendret versjon av et dokument. Du må angi et nytt filnavn, som du kan basere på den gamle eller endre helt. Dette trikset fra old-school computer geeks er fortsatt en god en: Legg V1, V2, V3 og så videre på slutten av et filnavn for å spore versjoner av et dokument du endrer seg over tid.

9 Reserve skrivebordet for elementer som trenger umiddelbar oppmerksomhet. Når du er ferdig å jobbe med dem, sende dem i riktig mappe. Prøv å ikke lagre dokumenter langsiktig på skrivebordet ditt.

Hint

  • En organisert, hierarkisk mappestruktur hjelper deg når du sikkerhetskopiere dataene dine. (Du trenger sikkerhetskopiere filene dine, ikke sant?) For eksempel kan du kopiere alle dine finansielle poster ved å gripe en enkelt mappe. Jevnlig gå gjennom filene dine og slette dem du ikke trenger eller brenne dem på en CD.
  • Begrens filnavn til under 15 tegn. Kortere navnene er lettere å forstå på et øyeblikk og også dukke opp i dialogbokser når du søker etter filer.
  • Hvis flere folk på laget ditt bytter jobber på ett fil, sette en stjerne på slutten av filnavnet før du kopierer den av serveren for å betegne at det er i bruk. Deretter heve versjonsnummeret på filnavnet og legge til dine initialer før perioden og tre bokstaver suffiks. Du har nå hindret to personer fra å jobbe på samme fil, opprettet en sikkerhetskopi, og etterlot seg en folk sti å følge bør det være noen spørsmål.
  • Sikkerhetskopiere filene dine. Hvor ofte avhenger av hvor kritiske dataene dine er, og hvor mye arbeid du ikke har noe imot å gjenskape fra bunnen av.