Hvordan organisere Din e-post for å spare tid
Det er lett å kaste bort litt av din verdifulle tid stadig sjekke e-post. Sende e-postmeldinger kan også ta mer av din tid enn nødvendig. Det er noen organisasjon og tid ledelse tips og snarveier som du kan gjøre for å spare tid når du arbeider med e-post.
Bruksanvisning
1 Husk at du ikke trenger å lese hver e-post så snart den kommer i for de fleste sjekker relatert e-post kan gjøres tre ganger i løpet av dagen. Når man kommer inn i begynnelsen av skift, før eller etter lunsj og før du forlater arbeidet for dagen. Den gamle tidsstyring regel for å svare på henvendelser var innen 24 timer, men med teknologiske fremskritt i dag, ved slutten av arbeidsdag eller hvert skift er en bedre praksis.
2 Du bør ikke la innboksen din blir for full, eller tømme den ut kan ta deg for mye tid i fremtiden. Hvordan holder du innboksen klart? Hvis e krever et svar, må du ikke holde folk venter for lenge på et svar. Hvis det ikke krever et svar avgjøre om du trenger å holde e-post eller søppel det umiddelbart. Rens innboksen jevnlig på slutten av hver dag. Hvis du ikke har en automatisk tidsrammen satt opp for å tømme papirkurven, kan det være lurt å tømme den ut på slutten av hver dag også.
3 Hvis du befinner deg masse-mailing e-post til en bestemt gruppe eller team av mennesker ofte, og deretter sette sine e-postadresser sammen i en gruppe-ID for å få fullført "Til" -feltet for utgående meldinger raskere og enklere.
4 Lag mapper for innlevering e-poster du ønsker å holde for fremtidig referanse. Å ha mapper opprettet for hvert prosjekt eller team du er involvert med gjør det enkelt å raskt hente viktige kommunikasjon og videresende dem om nødvendig. Det er også lett å raskt fjerne alle disse e-postene når prosjektet er fullført eller teamet er oppløst ved å slette mappen. Noen e-verktøy med tillate deg å ha e-post fra bestemte personer gå direkte til mappen så du kan bare se etter elementer i denne mappen i tider du angir for å jobbe på et bestemt prosjekt.
5 Ikke bare kan du sette opp mapper, men de fleste e-verktøy lar deg filtrere e-posten inn i en bestemte mapper basert på emnet eller avsender. For eksempel hvis du finner ut at du får massevis av e-poster med ordene "pille" eller "apotek" i tittelen, og du ikke har noe å gjøre med postordre medisiner, kan du filtrere e-postene direkte i en bestemt mappe som søppel eller spam. Hvis e-postverktøyet filtrerer e-post til en spam, eller søppelpost mappen automatisk, lærer ikke vær redd for å kaste disse e-postene i trash / papirkurven ved Tømming mappen uten å sjekke innholdet først.
6 Hvis du ikke svarer en e-post på den dagen det er å lese fordi det krever intens tanke på at du for øyeblikket ikke har tid til å gi, bruke påminnelse eller kiler funksjon på e-post med tidsfrister, slik at du ikke glemmer å svare. Hvis e ikke indikerer en forfallsdato, be om det eller være proaktivt høflig og la avsenderen vet når de kan forvente et gjennomtenkt svar. Hvis du ikke har påminner i din e-verktøy, sette den på din å gjøre listen eller kalender med et notat av forfallsdato, dato for opprinnelige e-postforespørsel, og avsenderens navn.
7 Til slutt, husk at du bruker riktig e-etikette kan ta litt mer tid for deg på forhånd når du skriver e-post, men det kan spare tid og forvirring senere. Så når du sender business e-post, må du følge profesjonelle e etikette regler.
Hint
- Folk i en kundeservice eller support jobb kan trenge å sjekke e-post hver time, slik som i begynnelsen av hver time i stedet for hvert minutt eller bare 3 ganger om dagen.