Hvordan overføre en balanse til Excel

Microsoft Excel er laget for å håndtere store, komplekse beregninger som de som finnes i balanse eller andre regnskaper som vanligvis brukes av bedrifter. Overføre en balanse til Excel krever en kobling til eksisterende data eller manuell inntasting av rådata og etableringen av formler fra scratch. I nesten alle tilfeller, vil formlene må testes etter at informasjonen har blitt overført til å sørge for at de riktige beregningene blir utført. Excel kan importere eller koble direkte til filer som er opprettet i Access, SQL databaser og mange regneark og tekstfiler eksportert fra andre programmer.

Bruksanvisning

1 Start Microsoft Excel, og klikk "Fil" og "Lagre som" fra menyen på venstre side av skjermen.

2 Navn på den nye filen og klikk "Lagre" for å gi den tomme filen et navn. Eventuelt navigere til et nytt sted, for eksempel en USB flash-stasjon eller nettverksplassering, for å lagre filen.

3 Klikk på "Data" -fanen.

4 Klikk "Fra andre kilder" i "Hent eksterne data" gruppe. Alternativt klikk "fra Access", "From Web" eller "Fra tekst" om det finnes data i ett av disse formatene.

5 Klikk på den aktuelle datakilde for den informasjonen som blir importert, og følg trinnene i veiviseren, som vil variere med hver datakilde.

6 Gjenta disse prosedyrene for ytterligere informasjon på forskjellige steder, ved hjelp av flere regneark om nødvendig.

7 Klikk på en celle som har et resultatet av en beregning i det i stedet for rådata, for eksempel en delsum.

8 Sjekk formellinjen for å fastslå hvorvidt cellen faktisk inneholder en formel, som vises som en "Lik" tegn, etterfulgt av en navngitt funksjon eller cellereferanser og matematiske operatorer, eller om det bare har det nummeret som representerer beregnede resultatet.

9 Lag formelen ved å trykke på "Lik" -tasten og klikke på "Sett inn funksjon" fra "Function Library" gruppe på "Formler» -feltet hvis cellen inneholder bare et tall.

10 Sjekk hver formel for nøyaktighet og lagre filen ved å klikke på den lille blå disk symbol i øvre venstre hjørne av vinduet.

Hint

• Datatilkoblinger kan opprettes av systemansvarlige for bruk med Excel regneark og disse kan nås fra "Connections" gruppe på "Data" -fanen.
• Dobbeltsjekk alle resultat og teste informasjon nøye før du stoler på importert eller kopiert Excel regneark for viktige selskapsregnskapet. Rådfør deg med en revisor eller bedriftens advokat for å bestemme kravene til regnskapet i en bestemt virksomhet miljø.