Hvordan planlegge en ferie i Outlook

Ved hjelp av Microsoft Outlook 2013, sperre av ferietid i kalenderen din bare ved å bestille en avtale med deg selv. Hvis kontoret bruker Microsoft Exchange, kan du tilpasse automatiske svarmeldinger som går bare til personer i organisasjonen, mens du sender en annen melding til noen andre som sender deg en e-post mens du er borte. Hvis du ikke bruker Exchange kan du likevel sende automatiske svar på meldinger fra Outlook, men du må la datamaskinen stå på mens du er borte.

Bruksanvisning

Booking Tid i kalenderen

1 Åpne kalenderen i Outlook 2013, dra markøren over de dagene du vil være på ferie og høyreklikk den markerte blokk av gangen. Alternativt kan du bare klikke på "Ny avtale" -knappen og skriv inn start- og sluttider i de aktuelle menyene.

2 Type "ferie!" eller annen relevant tittel for avspasering i "Emne" boksen. Skriv inn et sted hvis ønsket i "Location" -boksen. "Hawaii" fungerer alltid godt, selv om du bare bor hjemme i en uke for å se Netflix.

3 Klikk på "Vis som" boksen plassert i gruppen Alternativer under kategorien Avtale og velg "Out of Office" for å la alle med tilgang til kalenderen din se når du vil være borte. Klikk på "Lagre og lukk" for å fullføre din ferie planer - i alle fall så langt som Outlook-kalenderen er bekymret.

Auto Svar Med Exchange

4 Klikk på "File" -menyen i Outlook 2013 og velg "automatiske svar (Out of Office)." Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, trenger du ikke har en Microsoft Exchange-konto. Den automatiske svar åpnes.

5 Klikk på "Send automatiske svar" alternativet. Merk at "Inside My Organization" -kategorien er valgt.

6 Klikk den store tekstfeltet og skriv inn meldingen du vil sende til alle i organisasjonen din mens du er borte. Dette bør normalt inneholde dato du er tilbake. Hvis noen dekker for deg mens du er borte, kan du inkludere den personens kontaktinformasjon, eller alarmsentral informasjon kontakt hvis ønskelig. Bruk formateringsalternativer over tekstfeltet for å tilpasse formater akkurat som du ville noen e-postmelding.

7 Klikk på "utenfor organisasjonen» -feltet hvis du vil at Outlook skal også automatisk svar til folk som ikke jobber i bedriften. Klikk på "automatisk svar til folk utenfor organisasjonen" alternativet. Velg enten "Only Mine kontakter" eller "noen utenfor Min organisasjon" alternativet. Teksten du brukte for automatisk svar i organisasjonen vises automatisk i meldingstekstfeltet. Rediger denne meldingen som ønsket eller slette det og skrive en annen melding.

8 Klikk på "Start Time" og "End Time" menyer å velge dato og tid vil du bli avreise til ferie og når du skal tilbake til kontoret. Outlook vil sende automatisk svar i løpet av denne tidsperioden.

9 Slå av automatiske svar hvis du returnerer tidlig ved å klikke på "File" -menyen og deretter klikke på "Turn Off" knappen under automatiske svar.

Auto Svar uten Exchange

10 Klikk på "Ny e-post" -knappen i Outlook 2013. Type en passende tittel i "Emne" linje, for eksempel "Borte denne uken," skriv en ut-av-kontoret meldingen i "Message" -feltet.

11 Velg "Lagre som" fra Fil-menyen. Klikk på "Lagre som type" menyen og velg "Outlook-mal." Som standard er filen tittelen det samme som emnefeltet, men du kan endre dette ved behov. Klikk på "Lagre" -knappen.

12 Klikk på "Rules" -knappen på båndet Hjem-fanen. Velg "Manage Regler og varsler" fra rullegardinmenyen. Vinduet Regler og varsler åpnes.

1. 3 Klikk på "Ny regel" -knappen. Dette åpner veiviseren nye regler. Klikk på "Apply regler til meldingene jeg mottar" alternativet ligger i Start med en tom regel delen. Klikk "Next". En liste over alternativer vises for å filtrere hvem som bør eller ikke bør få din ut av kontoret meldingen. For eksempel kan du spesifisere at meldingen er sendt til andre meldinger når navnet ditt er i "Til" -feltet og ikke "CC" -feltet, eller du kan angi at svaret sendes bare til meldinger med høy viktighet.

14 Velg alternativene for å avgjøre hvem som gjør eller ikke får den på autosvar. Hvis du lar alternativene blank, er autosvar sendes til alle som sender deg en e-post. Klikk "Next".

15 Klikk på "Svar ved hjelp av en bestemt mal" i trinn 1 delen og klikk deretter på "en bestemt mal" i trinn 2 delen. En navigasjonsvinduet åpnes. Klikk på "Look In" -menyen og velg "Brukermaler i File System" og deretter dobbeltklikker du på autosvarmelding malen du nettopp opprettet for noen minutter siden.

16 Klikk på "Neste" -knappen, gjennom dine valg og klikk "Next" igjen. Klikk på "Finish". La Outlook kjører på datamaskinen. Hvis maskinen går i dvale, slås av, eller hvis Outlook er lukket, vil den automatisk svarmelding ikke sendes til noen.

17 Trykk på "Søk" -ikonet på Windows 8.1 startskjermen, type "sleep" og velg "Power og dvaleinnstillingene." Klikk på "Sleep" -menyen og velg "Never". På en bærbar PC, er dette bare tilgjengelig i "Når tilkoblet, slår seg av etter" -menyen.

18 Slå av automatisk svar når du kommer tilbake fra ferie ved å gå tilbake til alternativet "Manage Regler og varsler" fra knappen reglene. Klikk på haken ved siden av regelen for å deaktivere autosvar og klikk "Apply". Ikke glem å returnere datamaskinens dvaleinnstillingen til det normale.

Hint

• Hvis kontoret bruker Microsoft Exchange, kan du lage en medarbeider en representant for e-post og kalender når du er borte. Klikk på "File" fanen Outlook 2013, velg "Kontoinnstillinger" klikk "Representanttilgang" og deretter "Legg til". Skriv inn navnet på din kollega, velg den og klikk "Legg til". Deretter kan du angi hva representanten kan gjøre, for eksempel akseptere møter på dine vegne, i Representant dialogboksen Tillatelser. Den delegerte kan deretter få tilgang til kontoen din.